«Грабли» внедрения HR-систем или какие ошибки могут привести к потере времени и денег
Успешное внедрение HR-решения зависит от множеств факторов, в числе которых правильный выбор поставщика, ответственный подход заказчика, готовность сотрудников к изменениям. К ним относится и знание всех подводных камней, которые могут обнаружиться как в процессе разработки платформы, так и после её запуска.
Александр Григорян, директор по развитию и сооснователь диджитал-интегратора «Улей», рассказал про самые частые промахи компаний при внедрении систем по управлению персоналом.Недостаточная поддержка со стороны топ-менеджмента
Появление нового HR-решения подразумевает изменение не только порядка работы, но и корпоративной культуры и формата внутренней коммуникации. Подготавливать сотрудников к такому «повороту» нужно заранее, заручившись помощью вышестоящего руководства.
Топ-менеджмент должен продвигать новые ценности и транслировать пользу инструмента на сотрудников, в особенности на руководителей. Последние, осознавая значимость предстоящих событий, будут доносить до подчинённых ключевые идеи. Таким образом большее количество работников будут поддерживать трансформацию в компании и заинтересованы в инструменте. В противном случае проектная команда столкнётся с сопротивлением со стороны персонала, а платформа будет не популярна.
При этом вовлеченность руководителей важна и после запуска проекта.
Кейс. AP Trade, группа компаний дистрибуции и логистики, презентовала корпоративный портал в начале 2020 года в самый «разгар» пандемии. Проект был под угрозой из-за перемен в бизнесе. Но один действенный шаг подогрел интерес людей к платформе: руководители отвечали на вопросы работников и общались с ними в отдельном чате портала. В итоге этот канал стал самым популярным в компании, чат не умолкал ни днём, ни ночью, а число пользователей на платформе всё время росло.
Генеральный директор отвечает рядовому сотруднику в общем чате. Руководство включено в процессы компании.
Служба безопасности не погружена в проект
Частая ошибка компаний в том, что служба безопасности (СБ) либо не знает о происходящих преобразованиях, либо не погружена в задачу на достаточном уровне. Вследствие СБ не пропускает мобильную версию системы или же «заворачивает» её полностью. Во избежание недоразумений стоит на берегу обговорить с СБ:
-
Как будет организована архитектура тестовой и продакшен площадок — куда и какого типа доступы есть для внутренней и внешней команд;
-
К каким программам в организации поставщик может получить доступ — учёт кадров, Active Directory и другие.
Функциональный заказчик не вовлечён
Бывает и так, что платформа остаётся без внимания ответственного за него лица. И тогда неприятности могут всплыть только после реализации проекта, потому что заказчик не знал или не сказал о тонкостях, о которых стоило предупредить поставщика. Последствия таковы, что всё приходится переделывать.
Другая ситуация, когда проект дошёл до запуска, но за отдельный функционал не назначены ответственные — администраторы, технические специалисты и прочие. Так, в практике Улья был кейс, когда компания попросила сотрудников заполнить анкету при первом входе во внутренний портал. Но оказалось, что никого, кто проверял бы эти профили, не было, и процесс стал неконтролируемым.
Неправильно выбран руководитель проекта
Руководитель проекта — это капитан корабля, который должен знать, как всё на нём устроено, чтобы он поплыл. Поэтому за «штурвал» проекта нужно ставить такого специалиста, который обладает экспертизой и весомым опытом в HR, умеет управлять командой и разбирается (или готов разобраться) в устройстве IT-решений. По практике Улья, лучший руководитель проекта — это выходец из HR, последним двум навыкам можно обучиться и во время работы над проектом — посредством статей, видеороликов, курсов и путём общения с профильными специалистами.
Не сформирована группа агентов изменений
Не предусмотрены трудозатраты со стороны заказчика
Приобретение решения не означает, что вся техническая работа будет выполняться только со стороны поставщика. Для внедрения системы, особенно такой ключевой и объёмной как HRMS, потребуются внутренние разработчики для подготовки серверов и базы данных, интеграции с внутренними инструментами и прочего. В связи с этим нужно заранее выделить специалистов, которые будут этим заниматься, и распланировать их время.Отсутствует аналитика
При планировании функционала будущего инструмента руководители могут опираться на лучшие практики коллег по рынку или собственные задумки, нередко забывая о том, что он создаётся для коллег. На выходе получается действительно актуальный продукт, но если он не отвечает потребностям целевой аудитории — сотрудники не будут понимать, зачем им в нём работать.
До начала изучения способностей HR-решений необходимо провести опросы разных групп работников, чтобы узнать: какие проблемы при работе появляются, как часто они возникают, как они сейчас их решают, какие идеи решения этих трудностей у них есть и так далее. На основе их ответов нужно составить список требований к системе и расположить их на матрице в зависимости от того, насколько та или иная фича «горит»: добавить ли её в MVP или в более поздние этапы реализации.
Пример матрицы требований.
Не просчитаны риски
Риски есть везде и всегда, главное быть к ним готовым. При внедрении HR-системы есть три группы факторов, из-за которых что-то может пойти не так:
-
человеческие — ошибки команды, отпуска и больничные;
-
внешние — сезонность и актуальность;
-
внутренние — корпоративные устои, негибкость сотрудников или руководства к изменениям, негибкость структуры бизнес-процессов.
Основной способ минимизировать риски — это спрогнозировать их и заблаговременно продумать пути их решения. Допустим, руководство DNS планировало внедрить внутренний портал, так как видело ценность в развитии персонала. Однако при проведении опроса выяснилось, что большая часть коллектива не хочет пользоваться корпоративным университетом. Тогда компания определила преимущества платформы, выстроила стратегию по трансформации корпоративной культуры и провела информационные мероприятия для работников. В конечном счёте университет занял более высокое место в сознании компании, и большинство сотрудников высказались «за» новые знания. Если бы инструмент появился без участия мнения коллег, то платформа могла бы быть не востребована, но этот риск сумели проработать.
Нет очевидно полезных инструментов для сотрудников
Так как понять, какой функционал нужен в первую очередь, а что можно отложить на «потом»? Для этого нужно определить, какие опции будут значительно облегчать работу сотрудников.
Все полезные сервисы следует разместить на главной странице платформы, чтобы максимально облегчить пользовательский путь.
Кейс. На корпоративном портале группы компаний AP TRADE, занимающийся дистрибуцией и логистикой, сотрудник на стартовой странице видит меню с заказом справок, внутренними документами и программами и прочим.
Сервисы и заявки на главной странице корпоративного портала AP TRADE.
Что ещё можно добавить на первом этапе внедрения системы:
-
Баннерную карусель с важными сообщениями организации и сервисами;
-
Хелпдеск, чтобы сотрудник мог сразу решить любой технический вопрос, особенно это актуально для новеньких в компании;
-
Базу знаний, которая поможет работнику найти необходимую информацию и не тратить время на самостоятельный поиск;
- Бронирование рабочих мест и карту офиса, если компания перешла или переходит на гибридный формат. Опция позволяет зарезервировать за собой рабочее место или переговорную, а также понять, кто и когда будет в офисе. Такой манёвр выгоден и для организации — за счёт бронирования рабочих мест можно сократить расходы на офис на 30%;
Карта офиса и бронирование рабочих мест в мобильном приложении.
-
Планирование отпусков, где каждый может посмотреть доступные отпускные дни, забронировать даты и узнать, кто и когда будет отсутствовать. Команда AP TRADE отмечает, что эта функция позволяет чётко регламентировать период выбора отпусков сотрудниками и может легко их контролировать. Как результат, отпускные дни не переносятся на следующий год, а сами работники чувствуют себя более счастливыми за счёт своевременного отдыха;
-
Корпоративный университет. Если для сотрудников в приоритете развитие и обучение, то интересные и авторские подборки курсов точно будут востребованы.
Пример корпоративного университета.
Не предусмотрена мобильная версия
Сотрудники привыкли решать многие рабочие вопросы через мобильный телефон, в частности общаться с коллегами, заполнять и согласовывать заявки, работать с небольшими документами. Наличие мобильной версии платформы позволит работникам выполнять задачи в привычной среде и повысит их уровень лояльности. Впрочем, компании до сих пор забывают или не хотят с самого начала думать о мобильной версии, но из-за спроса у разработчиков в будущем появляется внушительная задача, которая рушит другие планы.
Вариантов, как оформить мобильную версию решения, может быть несколько:
-
мобильная версия — интерфейс системы подстраивается под параметры мобильного телефона;
-
адаптивная версия — интерфейс системы подстраивается под параметры планшета;
-
коробочное приложение — коробочная платформа от поставщика решения;
-
индивидуально разработанное приложение — платформа, созданная полностью под требования компании.
Выбор типа мобильной версии HR-системы зависит от задач компании и её финансовых возможностей.
База сотрудников устарела
Порой компании грешат тем, что вовремя не обновляют данные о работниках: ФИО, должности, контакты, паспортные данные и прочее. И, когда дело доходит до запуска платформы, появляются как минимум две проблемы:
-
Нет возможности пригласить сотрудников. Для создания логинов пользователей требуются персональные данные, к которым привязывается аккаунт в системе. Нет данных — нет аккаунта;
-
Структура компании отражается неверно, так как она завязана на позициях сотрудников.
Не разработан план продвижения
HR-система — отдельный продукт, популярность которого зависит от стараний проектной команды по его продвижению. Мероприятия должны быть направлены на то, чтобы:
- сотрудники осознали ценность инструмента;
- научились работать в нём;
- сменили привычные «старые» способы работы.
Стратегия продвижения корпоративного портала AP TRADE.
Отказ от навигации и подсказок в интерфейсе
Лёгкое освоение инструмента сотрудниками напрямую влияет на то, будут ли им пользоваться. Это подтверждает случай, когда к «Улей» обратился заказчик со своей системой с запросом на её доработку по причине того, что работники к ней не обращаются. После опроса оказалось, что людям полезен инструментарий платформы, но они не понимают, как в ней работать.Выходом из подобной ситуации будут продуманная навигация и интерактивные подсказки — всплывающие оповещения, которые знакомят сотрудника с платформой при первом «контакте» и по запросу:
Теперь вы знаете об основных препятствиях, которые могут стоять перед вами на пути к быстрому и лёгкому внедрению HR-системы, а также способах их преодолеть.
Однако это далеко не всё — мы создали полноценный курс с экспертами рынка с большим опытом по внедрению интранет-решений. Программа будет полезна всем, кто планирует запускать корпоративный портал или хочет понять, как исправить ошибки в текущей системе. Старт уже совсем скоро! Подписывайтесь на рассылку, в ней мы анонсируем дату начала и расскажем подробнее про программу обучения и наших спикеров.