Как Битрикс24 помогает в трудоустройстве нового сотрудника?
Можно просто “Пригласить сотрудника” и использовать один из трех вариантов, описанных в официальной справочной системе.
А дальше что?
- Дальше этот сотрудник сам изучает функционал Битрикс24 и как-то его использует. Это частая ситуация, ведь там и так все понятно.
- Возможно в компании есть хороший руководитель подразделения куда попал новый сотрудник, и он расскажет как у них “заведено” использование того или функционала. Такая ситуация бывает реже и не в каждом подразделении есть такой хороший руководитель.
На этом обычно заканчивается работа среднестатистического “Администратора портала”. В итоге сотрудник пользуется порталом на столько, на сколько ему позволяет его общий уровень владения различным программным обеспечением и “Интернетом” в частности (например Word-ом могут пользоваться все, однако 30% вместо разрыва страниц ставят кучу переносов строк):
- Многие узнают полгода спустя, что в портале есть “такая-то штука”, и она призвана решать такие-то повседневные вопросы, а некоторые не узнают об этом никогда;
- Часто бывает, что сотрудник не видит в портале что-то из-за не настроенных для него прав, и он конечно не может сам догадаться, что что-то там еще должно быть;
- Подавляющее большинство не пользуются календарями, хотя это один из полезнейших инструментов;
- Некоторые не знают почему задачи у них ставятся автоматом и где это отключить;
- И есть те, кто вместо своего фото вставляют в профиль аватарку.
Вы скажете, что это не задача администратора портала - решать все эти мельчайшие задачи, помогая сотрудникам осваивать новые рабочие инструменты и может быть будете правы. Но ведь кем-то эта работа должна быть организована. Назовите его как хотите “Смотрящий за порталом” или “Ответственный за культуру использования портала”.
Что мы предлагаем и как лучше организовать эту работу?
Конечно хочется выкрикнуть “Всё это нужно автоматизировать!”. Это конечно будет очень круто, но нужно не совсем это. Нужно понимать, что любые автоматизированные процессы все равно требуют обслуживания, т.е. и автоматизация - это деньги и ее обслуживание - это тоже деньги. Если коллектив не очень большой, если принятие новых сотрудников на работу происходит не каждый день, то автоматизация HR-процессов не в приоритете. Достаточно просто хорошо организовать этот процесс, и ниже мы предложим как это сделать.
Добавление сотрудника в портал - это только первое из десятка дел, которые нужно делать:
- Если портал интегрирован с телефонией, и сотруднику необходимо дать к ней доступ, то в зависимости от используемой телефонии необходимо произвести те или иные действия, в самом портале или на сайте провайдера телефонии;
- Настроить права доступа к CRM;
- Настроить или проверить права доступа к другим справочникам, которые заведены в портале - это могут быть универсальные списки, процессы живой ленты, бизнес-процесс организации;
- Также есть различные процедуры, часто не касающиеся Битрикс24, такие как:
- Внесение в зарплатную ведомость
- Внесение в график отпусков
- Внесение в график дежурств
- Инструктаж по безопасности
- Инструктаж на рабочем месте и так далее.
Да, реально процесс принятия сотрудника в коллектив сложнее, чем просто добавить его в портал. Что здесь можно предложить, как может помочь портал Битрикс24?
Мы у себя в компании завели шаблонную задачу “Onboarding” с чек-листом, в котором все это отражено и в течении недели сотрудник должен ее закрыть.
В рамках услуги Информационно-технической поддержки Битрикс24 мы внедряем своим клиентам использование таких задач с чек-листами, а также предлагаем им для использования свою “Памятку сотрудника”, которую они могут адаптировать под себя. А в случае проведения обучения сотрудников заказчика мы предоставляем записанное видео именно с их портала, с их рабочих мест, которое они могут использовать для новых сотрудников.
Еще нужно не только хорошо и правильно принять нового сотрудника в рабочий коллектив, нужно и обозначить ему перспективы развития, обозначить что ему нужно сделать, какие компетенции развить, какие “скилы” подтянуть, чтобы достичь этих перспектив. Но об этом у нас будет уже другая статья.
