“Уволить сотрудника” в Битрикс24 и забыть. Или есть вариант получше?

Одна из основных проблем  всех компаний, которые ведут свои дела в Битрикс24 - это увольнение сотрудника одним нажатием кнопки на его личной странице. Почему это проблема? Потому что все, что происходит при этом - это “деактивация” сотрудника, и далее он  просто не может авторизоваться в портале, а также пропадает из общего чата.

• А как же активные задачи, где он числится ответственным?
  
• А если он менеджер и за ним были закреплены клиенты, лиды и сделки?
  
• Тот же вопрос может быть и с заданиями бизнес-процессов, если они используются в портале.
  

В подавляющем большинстве случаев у компаний нет выстроенной культуры использования портала. И так как Битрикс24 - это не жесткая система, не позволяющая сделать шаг вправо или влево, когда нужно идти прямо (за что возможно и получила широкое распространение), но этот же факт и является источником “хаоса”, который нередко царит в портале:

• На уволенном сотруднике “висят” задачи, клиенты, лиды и сделки, задания бизнес-процессов;
  
• Уволенный сотрудник является владельцем рабочих групп и из связанного чата его не выгнать;
  
• Могут ставиться новые задачи и шаблонов задач и слаться уведомления и задания бизнес-процессов из ранее запущенных процессов, где “зашит” этот сотрудник.
  

Что делать с бизнес-процессами, где “зашит” сотрудник?

Необходимо во всех процессах, где участвует сотрудник (не где он может быть выбран, например при распределении лидов, а где он жестко указан, например в константе шаблона бизнес-процесса) сменить его на лицо, которое будет его замещать по вопросам, которые решает этот бизнес-процесс. Это изменение повлияет только на новые запускаемые процессы после пересохранения шаблона. Задания, которые уже поставлены ему проще найти через административную часть портала (только в коробочной версии Битрикс24) и делегировать на заменяющего его сотрудника. Если запущенный процесс еще где-то посередине, и могут быть поставлены новые задания на этого  сотрудника, то их заранее нельзя перевести на кого-то другого.

Что делать с уже запущенными длительными процессами, где “зашит” сотрудник?

Варианта два:

1. Процесс можно остановить, и перезапустить по новому шаблону. При этом конечно все пойдет с начала, вновь будут поставлены задания тем, кто их уже выполнял, что конечно не удобно. Это применимо, если запущенные процессы находятся в самом начале. Как понять в каком месте находится процесс, в начале, чуть дальше, или посередине - об этом мы расскажем в отдельной статье.
   
2. Второй вариант более продвинутый, но для этого и процесс должен быть более продвинуто настроен.  Есть 5-10 подпроцессов, которые вызывают другу друга при окончания и передают накопленные данные. В этом случае не будет “зашитости” сотрудников в одном большом процессе, которые не изменить, если он запущен. Но этот “продвинутый” вариант и настраивается сложнее, что означает “дороже”. 
   

Как и с принятием сотрудника на работу, в случае его увольнения можно использовать задачу с чек-листом. Среди пунктов чек-листа могут быть пункты и не связанные с портальной деятельностью этого сотрудника, например:

• Написать заявление;
  
• Сдать пропуск;
  
• Вернуть книги в корпоративную библиотеку и так далее.
  

У себя мы используем определённую задачу, скриншот которой приведёт в конце материала (и постановщик, и исполнитель - его непосредственный руководитель).

Что делать, если сотрудник официально увольняется, но периодически будет работать на “удаленке”?

В этом случае вы “выводите” сотрудника  из структуры организации (убираете привязку к подразделениям) и меняете привязку к группам пользователей (вместо “Сотрудники” ставите “Пользователи экстранета”). Это делается через административную часть портала, поэтому речь идет про коробочную версию Битрикс24. Что делать с облачной версией Битрикс24 описано здесь.

В рамках своей услуги Информационно-технической поддержки Битрикс24 мы внедряем своим клиентам использование таких задач с чек-листами, которые они могут адаптировать под себя.