Покажем, где HR-бюджет теряется в деньгах, времени и ручных процессах. Считаем по вашим цифрам: если поле пустое — эту зону не учитываем.
00О компании
Офисные, экспертные и управленческие роли — штучные позиции. Фиксированный оклад без премий.
Много похожих операционных позиций: производство, склад, смены, точки, рядовые исполнители. Оставьте пустым, если таких нет — тогда расчёт идёт по специалистам и руководителям.
01Стоимость сокращения по ТК
Если сокращение уже было или планируется, посчитаем выплаты сотрудникам и возможную стоимость повторного найма.
Уточнить под вашу компанию
По умолчанию берём 2,5 оклада на человека. По Трудовому кодексу это один оклад выходного пособия, один на второй месяц если человек не трудоустроился, плюс половина оклада как поправка на возможный третий месяц.
Если кого-то из сокращённых вы потом наняли обратно — для них считаем стоимость полного цикла «уволить и нанять заново», около 8,6 окладов; выходное пособие при этом не задваиваем.
Если сокращаете линейный персонал, его оклад обычно ниже среднего — впишите, чтобы не завысить сумму.
Включите переключатель, если было или планируется сокращение
02Замена ушедших ключевых сотрудников
Считаем то, что реально проходит через бухгалтерию: гонорар агентству (по данным РБК, 20-25% годового дохода кандидата), выплаты при уходе, и первые два-три месяца пока новый разгоняется до полной отдачи. Без надбавок за «потерю мотивации в команде» — это маркетинг рекрутинговых агентств.
Возьмите цифру из годового HR-отчёта. Если за год никто не уходил — оставьте поле пустым.
Уточнить под вашу компанию
Если знаете точные цифры — введите их, иначе посчитаем по умолчанию.
Если знаете точную цифру из своих данных — введите. Иначе берём 5 окладов на замену: ~2 на агентство, ~1.5 на выплаты при уходе, ~1.5 на разгон нового.
Введите число ушедших, посчитаем утечку
02Уход и замена ключевых сотрудников
Когда уходит сильный сотрудник, компания платит за поиск, выплаты при уходе и время, пока замена входит в работу. Считаем только то, что можно объяснить в деньгах.
Ключевые — это не массовые позиции, а люди, чей уход реально бьёт по работе. Заполните одну строку или обе — как было у вас.
Если такой человек уходит, вместе с ним уходит часть рабочих знаний: инструкции, связи, нюансы, которые нигде не описаны.
Помогает отличить управляемые причины ухода от рыночных — влияет на советы, не на расчёт.
Уточнить под вашу компанию
Оклады ниже уже подставлены из блока «О компании». Меняйте их, только если по уволившимся сотрудникам цифры были другие.
Ключевые сотрудники обычно зарабатывают выше среднего. По умолчанию берём средний оклад из блока «О компании» (для руководителей — в 1,8 раза выше). Впишите свои цифры, только если знаете точные оклады уволившихся сотрудников.
Чем дольше поиск, тем дольше работа идёт не в полную силу.
Сюда кладём только прямые расходы: поиск или агентство (около 2 окладов) и выплаты при уходе (около 1,5). Разгон нового считаем отдельно.
Введите число ушедших ключевых сотрудников — посчитаем стоимость замены
03Внешний найм через агентства
Часть таких позиций можно закрывать своими — переводом сотрудников на новые роли. Это примерно вдвое дешевле внешнего рекрутинга.
Уточнить под вашу компанию
Введите число агентских наймов, посчитаем утечку
04Ручная работа HR-команды
HR-менеджер обычно тратит около половины времени на типовые вопросы про справки, отпускные и заявления. Большую часть этой работы можно снять автоматизацией.
Среднее по российскому рынку — один HR-специалист на 100-150 сотрудников, но это сильно зависит от того, есть ли в компании автоматизация типовых HR-процессов.
Уточнить под вашу компанию
Если ведёте оценку 360 в Excel — один цикл забирает у HR-аналитика примерно по 3-4 часа на каждого оцениваемого: сведение анкет, расшифровка, сверка комментариев.
Введите размер HR-команды, посчитаем утечку
03Ручная работа HR
Считаем время, которое HR тратит на повторяющиеся вопросы, пересылки, напоминания, ручные оценки и сбор статусов. Это не «зарплата к сокращению», а часы, которые можно вернуть в адаптацию, удержание и развитие. Если из-за ручных процессов были штрафы или дорогие ошибки — добавим их отдельно.
По рынку РФ — примерно один HR на 100–150 сотрудников, но сильно зависит от автоматизации типовых процессов.
Если всё идёт через HR, команда тратит время на типовые вопросы вместо работы с процессами.
Если каналов много, HR сначала ищет сам вопрос, потом ответственного, потом статус.
Один цикл вручную забирает у HR около 3 часов на каждого оцениваемого: сведение анкет, расшифровка, сверка комментариев.
Часто 360 делают не для всей компании, а для руководителей, кадрового резерва или отдельных команд. Если не заполнить — ручную 360 в расчёт не берём.
Реальные деньги: неудачные наймы, штрафы за просрочки и нарушения. Введите фактическую сумму, а не количество.
Введите размер HR-команды — посчитаем, сколько времени можно вернуть
05Зоопарк HR-лицензий
Когда в компании несколько HR-систем, у них пересекается около 40% функционала, а ещё примерно пятая часть бюджета уходит на ручные интеграции между ними.
Считайте всё: систему обучения, ATS, опросники, оценку 360, корпоративный портал, тикетную систему. Каждая отдельной лицензией.
Уточнить под вашу компанию
Введите число HR-систем, посчитаем утечку
04Зоопарк HR-систем
Обучение в одной системе, заявки в другой, цели в Excel, инструкции в папках — и HR потом собирает всё руками. Считаем, сколько можно вернуть, если убрать лишние дубли и отдельные лицензии.
Если точной суммы нет — оставьте пустым, возьмём осторожную оценку.
Уточнить под вашу компанию
Например: выгружаете Excel, сверяете списки, переносите статусы, собираете отчёт из разных мест.
Отметьте то, что сейчас ведёте в отдельных продуктах. 1С, зарплату и КЭДО не считаем как замену — их обычно оставляют и интегрируют.
Введите число систем — посчитаем, сколько можно вернуть
05Цели и KPI вручную
Если цели ведут в Excel, HR и руководители тратят часы на постановку, согласование, статусы и итоговую оценку. Часто проблема не только во времени: цели забывают до конца периода, а результат потом спорят вручную.
Считайте так, как у вас устроено: по людям, магазинам, сменам, отделам или карточкам целей.
Уточнить под вашу компанию
Если цели в Excel, HR обычно отдельно собирает статусы, согласования и итоговые оценки.
Если связи нет, команда может хорошо работать, но не туда.
Если критериев нет, итоговая оценка становится спорной — особенно при премиях.
Без промежуточной проверки цели часто вспоминают, когда уже поздно исправлять.
Учитывайте время HR и руководителей: поставить, согласовать, собрать статус, оценить итог.
Введите число сотрудников — посчитаем потерянное время на ручные цели
06Обучение, которое не работает
Компания покупает курсы или подписку на образовательную платформу, а сотрудники начинают учиться и бросают на полпути. Деньги списываются, а изменений в работе никто не видит. Считаем сгоревшую часть бюджета на обучение.
Сумма за прошлый год по статье «обучение и развитие» в HR-бюджете. Сюда входят курсы, тренинги, подписки на образовательные платформы, корпоративные программы.
Уточнить под вашу компанию
Если на платформе виден реальный процент завершения — введите свой. Иначе берём среднее по корпоративным образовательным платформам в РФ.
Введите бюджет на обучение, посчитаем сгоревшую часть
06Обучение, которое не даёт результата
Компания платит за обучение, но часть курсов бросают, а часть проходят «для галочки». В деньгах считаем незавершённое обучение, а причины слабой отдачи смотрим ниже.
Курсы, тренинги, подписки и программы, которые назначали сотрудникам. Общие L&D-расходы сюда не включайте.
Если точной цифры нет — начните с 45% и потом замените на свою.
Развивающее и обязательное обучение защищаются по-разному — поэтому советы в выводах будут отличаться.
Уточнить под вашу компанию
Если связи с ролью нет, пройденный курс не всегда меняет работу.
Без проверки непонятно, применил ли человек знания в работе.
Одинаковые программы проще запускать, но они хуже попадают в реальные задачи.
Без следующего шага обучение остаётся разовым событием.
Если материалы разбросаны, человек проходит курс, а потом всё равно спрашивает в чате.
Введите бюджет на обучение — посчитаем сгоревшую часть
07Адаптация новичков
Считаем две потери: новичок ушёл на испытательном сроке — и новичок остался, но слишком долго выходит на результат.
Общей оценкой — быстрее. С разбивкой — точнее, если хотите отдельно считать специалистов/руководителей и линейный персонал.
Если не знаете — оставьте значение по умолчанию (20%, по рынку 15–40%).
Если ответственного нет, новичок часто сам собирает информацию по кускам.
Если линейный персонал не считаете отдельно, оставьте «специалисты и руководители».
Уточнить под вашу компанию
Фиксированный оклад, без премий.
A · Если новичок ушёл
Если уходят сами — выплат нет, но сгорает найм. Если увольняете вы — добавим выплаты.
Эти выплаты тоже сгорают — вы платите за того, кто не остался. Вводите своё число окладов.
Поиск, интервью, оформление, ввод. Рынок 1.5–3 оклада. Если агентства считаете в зоне найма, здесь их не повторяйте.
B · Если новичок остался, но долго разгоняется
Сколько времени новичок выходит на полную продуктивность. Обычно 1–3 месяца.
Если не знаете — оставьте по умолчанию: в среднем недорабатывают около половины (50%).
Специалисты и руководители
Массовый и линейный персонал
Стоимость найма берётся из общих настроек («Уточнить» → стоимость найма, по умолч. 2 оклада).
Введите число наймов — посчитаем потери на адаптации
08Найм и закрытие вакансий
Считаем переплату агентствам за позиции, которые можно было закрыть своим человеком: переводом, повышением или доращиванием. Зарплаты штатных рекрутеров не считаем как утечку.
Считаем только переплату агентствам. Работа штатных рекрутеров — не утечка.
Если агентствами не пользуетесь — поставьте 0.
От этого зависит, сколько вакансий можно закрыть своими людьми.
Повторяющиеся роли выгоднее готовить внутри; редкие — нормально искать снаружи.
Например, сотрудником на грейд ниже, которого можно дорастить или перевести.Как прикинуть: из прошлогодних наймов через агентство — по скольким был свой кандидат на грейд ниже с близкими навыками (мог бы дорасти). Это и есть доля. Не считали — берите 30% (рынок). Точно покажет оценка 360 + профили компетенций.
Уточнить под вашу компанию
Обычно 15–25% — посмотрите в договоре с агентством.
Закрыть изнутри обычно примерно вдвое дешевле. Не знаете — оставьте значение по умолчанию.
Введите число агентских наймов — посчитаем переплату
★Что с этим делать
Самые частые возражения от HR-директора и как на них отвечать
Скачать полную карту утечек одной страницей
Тот же отчёт что вы видите выше — в виде PDF, чтобы взять с собой на встречу с HR-директором.
