DIGITAL ИНТЕГРАТОР
Санкт-Петербург
  • Санкт-Петербург
  • Москва
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 648-23-34
Создание личного кабинета клиента для передачи на аутсорсинг расчета заработной платы, кадрового делопроизводства и бухгалтерского учета

Создание личного кабинета клиента
для передачи на аутсорсинг расчета заработной платы,
кадрового делопроизводства и бухгалтерского учета

UCMS Group — компания, оказывающая аутсорс услуги по расчету заработной платы, ведению кадрового делопроизводства, а также ведению бухгалтерского учета.

UCMS Group Russia входит в ТОП-2 крупнейших компаний в области расчета заработной платы и в ТОП-5 кадрового делопроизводства, в ТОП-14 по услугам бухгалтерского учета и в ТОП-6 в общем рейтинге крупнейших компаний в области аутсорсинга учетных функций по итогам деятельности за 2020 год (“Эксперт РА”).

Задача

Перед нами стояла задача - создать личный кабинет клиента для автоматизации передачи работ по кадровому делопроизводству, расчету заработной платы и бухгалтерскому учету в UCMS Group.

Также было важно оцифровать и формализовать постановку задач клиентом для автоматизации учета регламентов и ограничений по срокам.



Итог

Компания UCMS Group получила автоматизированный ЛК для клиентов для приема и обработки заданий от них. На базе группы экстранет сотрудники UCMS Group могут создавать ЛК для неограниченного количества своих клиентов и настраивать его под конкретный бизнес-процесс этого клиента, закрепляя ответственных сотрудников за обработку задач.

В результате клиент UCMS Group получил лучший и автоматизированный клиентский сервис и освобождение от рутины.

О проекте

В рамках поставленной задачи необходимо реализовать:

Автоматическое создание групп (проектов) с дополнительными настройками, описанными ниже

Личный Кабинет клиента на базе доработанного функционала групп

Исходя из специфики работы компании UCMS Group мы обозначили 4 роли работы с порталом:

Сотрудник UCMS

Сотрудник клиента

Модератор группы

Администратор

Старт проекта

На определенном этапе сделки сотрудник UCMS Group может подключить к группе менеджера со стороны клиента через экстранет. После этого клиент может заходить в группу проекта и ставить задачи.

Для этого был настроен соответствующий бизнес-процесс в рамках которого сотрудник UCMS Group сначала выбирает в какой отдел упадет первое задание:

  • HR
  • Бухгалтерия
  • Консалтинг

Задание ставится на руководителя выбранного отдела, который должен назначить Проектного менеджера соответствующего направления и дать название проекту.

В случае выбора сразу 3 отделов клиенту назначается сразу 3 РМ-а, один из которых становится главным, а остальные — модераторами.

Постановка задачи клиентом

Пользователи экстранета могут ставить задачи и контролировать процесс через группы проекта. Для этого сотрудник клиента заходит в группу и переходит во вкладку «Бизнес-процессы клиента».

Доступны следующие бизнес-процессы, сгруппированные по категориям и группам:

После выбора бизнес-процесса появляется слайдер с параметрами запуска.

Сотрудник Клиента меняет/добавляет описание, при необходимости добавляет файл и указывает/меняет срок выполнения задачи.

Если указанный сотрудником Клиента срок меньше, чем указан в регламенте, то появится надпись, например: «Указан срок меньше допустимого по регламенту (1 рабочий день)». Тогда сотрудник Клиента исправляет дату.

БП автоматически генерирует задачу, исходя из данных, которые ввел клиент.

Для сотрудника клиента автоматически закрывается возможность редактировать задачу при принятии её в работу, т.е. при вступлении в статус «На рассмотрении».

Сотрудник Клиента не может удалять задачу, не может редактировать задачу, только просматривать и осуществлять коммуникацию через комментарии к задаче: писать комментарии, прикладывать к комментариям файлы и т.д.

Статусная модель задач

Когда сотрудник UCMS Group открывает задачу, которая на него упала, он видит следующие кнопки с доработанным функционалом:

  • Кнопка «Принять в работу» Задача еще на рассмотрении сотрудником. При нажатии на неё сотрудник соглашается с условиями и сроком выполнения, а задача переходит в статус «Принята в работу».
  • Кнопка «Отклонить» При нажатии на кнопку задача завершается и появляется уведомление «Оставьте комментарий» с текстовым полем и кнопкой «Сохранить».

Сотрудник может оставить комментарий с причиной отказа. Если сотрудник написал комментарий, то он записывается в блок комментариев. Также в блок комментариев система делает запись «Задача отклонена исполнителем».

Шаблон последовательных задач

Так как UCMS Group предоставляет консалтинговые услуги, у компании уже сформированы бизнес-процессов под разные задачи клиентов.

Чтобы оцифровать задачи того или иного пакета услуг, мы создали шаблоны последовательных задач.

В интерфейсе у конкретного клиента UCMS Group доступен только определенный список бизнес-процессов (услуг). Этот список формируется на стадии создания Рабочей группы проекта, исходя из заданного шаблона.

Настройка шаблонов бизнес-процессов

В разработанном интерфейсе возможно настраивать списки бизнес-процессов под своих клиентов: тут добавляются группы, задачи и ответственные за них сотрудники.

В дополнительных настройках шаблонов можно задать:

  • Шаблонное описание для задачи (постановщик сможет его изменить)
  • Плановый и крайний срок выполнения
  • Необходимость прикладывать файл
  • Ожидание результатов предыдущей задачи
  • Чек-лист
  • Ссылки на регламенты

Таким образом, наши доработки расширяют возможности портала и предоставляют возможность формировать определенные списки задач под конкретных клиентов компании UCMS Group.

Обмен файлами

У каждой группы есть Диск, который используется для обмена документами с сотрудниками клиента.

При создании группы в нем автоматически создаются папки:

«Данные для клиента». Файлы могут выкладывать только пользователи со стороны UCMS Group.

«Данные от клиента». Только в данную папку могут выкладывать файлы пользователи со стороны клиента.

При этом никакие документы сотрудник/и клиента удалить не могут.

Пример использования:

Сотрудник клиента прикладывает в папку “Данные от клиента” отсканированнный документ заявления на увольнение. А из папки “Данные для клиента” сотрудник может забрать уже готовый файл приказа об увольнении.

Лог скаченных файлов

Для прозрачности использования Диска мы настроили отчетность просмотров и скачиваний файлов.

В административной части портала формируется отчет о том, кто, когда и в какое время скачал тот или иной файл.

Цифры

446
часов на проект
290
пользователей
4
месяца
Команда

Руководитель проекта:

  • Александр Сердюков

Прототипирование:

  • Егор Батов

Проектирование:

  • Андрей Фомичев
  • Александр Сердюков

Настройка бизнес-процессов:

  • Алексей Жиров

Тимлид:

  • Павел Квашин

Тестирование:

  • Евгений Кузяев
  • Ержан Наурызбаев

Пользовательская документация:

  • Ержан Наурызбаев

У вас похожая задача?

Свяжитесь с нами для обсуждения решения

Другие проекты