Инструмент внедрения инновационных идей
для Унистрой

Мы создаем жилые комплексы, кварталы, микрорайоны, где хорошо жить, развиваться и быть счастливым.

С 2015 года компания вышла на федеральный уровень развития. Сегодня мы реализуем проекты в республиках Татарстан и Башкортостан, Самарской области, Санкт-Петербурге.

Задача

Целью проекта являлось создание инструмента для подачи, сбора и управления инновационными идеями сотрудников.

Для проекта были определены следующие требования:

Подача идеи должна быть максимально простой, не требовать от сотрудника много усилий, лишних шагов;
Возможность анонимной подачи идеи;
Инициатор, отправивший свою идею на рассмотрение, должен быть в курсе стадий, через которые проходит идея, и может поучаствовать в ее внедрении, если согласится;
Внутри компании существуют 2 группы сотрудников, работающие с инновационными идеями. Куратор процесса должен иметь возможность определить, какой группе отправится идея;
Возможность легкого создания собрания на основе пула разных идей;
Фиксирование в карточке идеи важных вех, через которые она проходит;
Обеспечение легкой ориентации куратора среди всех идей внутри департамента: что необходимо разобрать, что отправить на переработку, что необходимо обсудить на собрании, что необходимо возобновить, что оценить, что внедрено, а что отклонено. По возможности часть рутинных действий должна быть автоматизирована.

Итог

Достигнутый результат:

Проработаны возможные сценарии подачи идеи. Идею можно подавать как с авторизацией, так и без. Анонимно или нет. В виде текста, файлов и голосовых сообщений. С ПК или мобильного устройства. У всех сотрудников под рукой имеется ссылка на форму подачи идеи.
Управление идеями реализовано на основе канбан-досок для управления задач. Все стадии, через которые проходит идея, фиксируются внутри, а инициатор идеи получает информирующие письма о том, что происходит с его идеей, и где он может подключиться.
Департаменты, работающие с идеями, разделены по разным группам.
Собрание на основе нужных идей создается прямо с канбан-доски. Нужные идеи и участники попадают в собрание автоматически.
Куратор легко ориентируется среди идей, получает уведомления, когда от него что-то требуется.

Описание работ

Подача идеи

Если сотрудник авторизован на портале и работает в нем, то он всегда может на стартовой странице нажать кнопку обратной связи, и отправить свою идею в форме подачи идеи. Неважно, работает он на десктопной версии портала или пользуется мобильным приложением Битрикс24 – кнопка всегда есть на стартовой, даже в приложении.

Также для удобства сотрудников нами создан якорь, при клике на сохраненную на рабочем столе ссылку открывается портал со сразу же открытой формой. Теперь точно сложно заблудиться!

Если даже сотрудник неавторизован, то по ссылке он все равно попадет на форму. Не по ссылке – тоже. Так как можно просто набрать адрес портала, и найти на стартовой кнопку подачи идеи.

Кстати, это хороший вариант, чтобы отправить идею анонимно.

Но если даже кто-то из коллег не догадается выйти из аккаунта для того, чтобы анонимно подать идею, возможность анонимной подачи у них все равно сохранена.

Нужно просто нажать галку внутри формы – и никакие данные куратору по идее не уйдут, кроме самой идеи.

Реализовано прикрепление файлов, что уже стало стандартом.
Но, что самое важное, на десктопах имеется возможность голосовой записи, прямо как все привыкли диктовать сообщение в популярных мессенджерах!

Таким образом, подача идеи практически не занимает никаких усилий. Ничего не препятствует сотрудникам делиться своими мыслями по развитию бизнеса!

Рассмотрение новой идеи

Идея, со всеми данными (файлами, аудио, полями формы, информацией об авторе, если идея не анонимная), попадает в одну из групп работы с идеями в виде задачи.
Вся информация записана в описании задачи.

Куратор может сразу изменить привязку задачи, передав ее другому департаменту.

При первичном рассмотрении идеи он может решить, что с ней делать дальше, нажимая на кнопку внутри задачи или переместив ее в нужную колонку канбан-доски:

принять на рассмотрение
принять в реализацию
отправить на расчет экономических показателей
отложить в архив
отклонить
и другие возможности.

Также он может сразу отправить идею на перезаполнение, просто перетащив карточку с идеей в нужную стадию или переключив стадию внутри самой задачи. В таком случае инициатору идеи придет письмо, информирующее его о том, что эту идею надо переформулировать или дополнить.

Письмо уходит автоматически.

Отклонение идеи

В карточке идеи (в задаче) имеется кнопка «Отклонить». Если идея совсем плоха, если куратор понимает, что она не может быть принята ни в каком виде, то он нажимает кнопку «Отклонить».

Открывается форма со списком категорий отклонения и полем для того, чтобы написать свою причину отклонения.

После заполнения карточка идеи сама переместится в колонку «Отклонены», а в тело карточки записываются выбранные причина и описание причины отклонения.

Автору идеи автоматически приходит письмо с информацией, что идея отклонена по таким причинам.

Собрание с обсуждением идей

В канбан-доске имеется стадия «К повестке собрания». Туда помещаются все идеи, которые требуется обсудить на ближайшем заседании комитета по идеям.

Не надо идти в другие разделы портала. Кнопка «Создать собрание» имеется здесь же, в канбан-доске. По нажатию на нее открывается окно с выбором даты и времени собрания.

Мы автоматизировали и этот процесс:

Все идеи, которые находятся в стадии «к повестке собрания», автоматически попадут в повестку собрания со ссылками на задачи
Все участники комитета по идеям автоматически попадут в участники собрания, и им придут уведомления о грядущем собрании
Автору идеи также приходит письмо с предложением принять участие в собрании. Прямо внутри письма 2 кнопки – «Согласиться» или «Отказаться». По нажатию на кнопку куратору придет решение автора идеи об участии в собрании. Он может, таким образом, принять решение перенести собрание, если на нем нужен автор одной из идей, кто не может присутствовать.

Архив

Небольшая, но удобная автоматизация, добавлена для архивных идей. Куратор получает напоминания через определенное количество дней со ссылкой на идею и вопросом, не требуется ли возобновить рассмотрение идеи. Таким образом архивные идеи не забываются.

Принятие к реализации

Здесь также добавлена автоматизация. Если принято решение, что идею будут внедрять, то автору идеи придет одно из трех писем, в зависимости от того, что он указал при подаче идеи – согласен ли он участвовать во внедрении и в роли кого.

Таким образом мы не забываем привлечь заинтересованных авторов идей к внедрению инновации.

Цифры

250+: часов

6: месяцев на процесс аналитики, разработки, переработки концепции под новые требования

10: вариантов отправки идеи сотрудниками!

Команда

Проект-менеджер:

Ерошенко Юлия

Программисты:

Федоров Константин
Шитяков Константин

У вас похожая задача?

Свяжитесь с нами для обсуждения решения