Интеграция CRM с другими рабочими платформами компании.
Работа компании ведется в трех системах:
- Коммерческая работа с текущими клиентами (новые сделки, изменения к сделкам, расторжения сделок) ведется сотрудниками соответствующего отдела в специализированной системе заказчика «iTower».
- Технические заявки по текущим клиентам и работам - направляются в технический департамент, сотрудники которого работают в Jira.
- В CRM Битрикс24 работают менеджеры по работе с клиентами, они получают все первичные обращения, фиксируют их, и обращение должно поступить на соответствующий департамент в их рабочую среду.
Двухсторонний обмен через json-сообщения в сервер очередей RabbitMQ между тремя системами: CRM Битрикс24, iTower, Jira.
Менеджер принимает обращение контрагента, фиксирует данные контрагента и данные по сделке в нужном направлении в CRM Битрикс24. После добавления информации в CRM данные контрагента и данные по сделке передаются в одну из 2-х систем, в зависимости от направления.
В ответ CRM получает ссылки на карточки контрагента, сделки в других системах, информацию по прогрессу работ по сделке и другие необходимые для менеджеров данные, которые помогают понять, что происходит со сделкой, как просмотреть работу по сделке в другой системе.
Спецификой проекта являлось то, что на проект было привлечено 3 команды разработчиков, каждая команда отвечала за доработку своей системы. Улей выступал на стороне Битрикс24.
Для координации работ команд проводились еженедельные статусные скайп-встречи, а также был создан чат проекта, в котором можно было взаимодействовать по срочным вопросам.
В требования бизнес-пользователей также вносились изменения и уточнения в процессе работ, чтобы сделать систему и сам процесс обмена удобнее для всех.
Описание работ:
Обмен с iTower:
Обмен между CRM Битрикс24 и iTower происходил по следующим сущностям и данным:
-
Контрагенты (компании)
Менеджер вносит в CRM нового контрагента с реквизитами, контактным лицом, данными о компании, после чего через пару мгновений данный контрагент появляется в системе iTower.
После этого из iTower в CRM передается ссылка на контрагента в iTower (чтобы можно было зайти из CRM сразу на страницу нужного контрагента в iTower, нажав на кнопку в Битрикс).
Все изменения текущего контрагента в Битрикс24, кроме изменений в ИНН и КПП, передаются и тут же появляются в системе iTower.
-
Сделки
Необходимо было обеспечить передачу только определенных сделок из CRM в iTower, поэтому мы разграничили направления сделок, и ограничили обмен только определенными направлениями сделок.
- Новая сделка должна передаться от менеджера в проектный отдел (из Битрикс24 в iTower) только в момент получения заявки, поэтому мы учитывали смены стадии сделок и передавали сделку только начиная со стадии «Получение заявки на размещение».
В iTower новая сделка закрепляется за нужным контрагентом.
До момента получения заявки, на этапе переговоров, менеджеры по работе с клиентами должны были иметь возможность обратиться к коллегам в проектный отдел за доп.информацией по сделке, оценкой сделки. Поэтому мы реализовали на нужных стадиях кнопку создания запроса в систему iTower, по которой можно передать информацию по сделке и запросить проектный отдел подключиться к переговорам.
Изменения по сделке (кроме стадий) передаются из CRM в iTower.
Изменения стадий работы над сделкой, наоборот, передаются из из iTower в CRM, так как работа после получения заявки уже ведется проектным отделом, а менеджер по работе с клиентами должен отслеживать прогресс этих работ. Поэтому, по сообщению из iTower, в CRM Битрикс24 изменяется стадия, а факт изменения стадии, дата изменения и комментарии фиксируются в разработанном Ульем отчете в Timeline сделки.
Сделка завершается также на стороне iTower, при этом она автоматически закрывается и в Битрикс24.
-
Справочники объектов, вышек
В iTower хранится справочник объектов компании, и необходимо было синхронизировать работу с объектами в CRM и в iTower, чтобы у департаментов не было разночтений по объектам, привязанным к сделкам.
Мы передали справочник в Битрикс24 со всеми необходимыми параметрами: кодом объекта, высотой, адресом, статусом и другими.
Изменения в существующих объектах или добавление новых – передаются из iTower в Битрикс24. Таким образом, менеджер по работе с клиентами и проектный отдел работают с одним и тем же справочником с актуальной информацией.
Менеджер по работе с клиентами идентифицирует объект по коду, хоть это и не уникальное значение. При вводе кода объекта в сделке мы предлагаем выбрать из списка нужный объект по совпадению кода, менеджер определяет нужный объект по названию.
Дополнительные параметры объекта в сделке не вводятся, так как при ее сохранении они автоматически подтягиваются в нужные поля сделки из справочника.
Сделка завершается также на стороне iTower, при этом она автоматически закрывается и в Битрикс24.
-
Уведомления о важных событиях
Если любой менеджер, у кого есть доступ к какой-либо сделке, хочет получать по ней уведомления о важных для него событиях – смене стадии, например – то он нажимает на кнопку с колокольчиком в сделке и ему приходят все важные уведомления. Также можно отписаться от сделок, в которых нет необходимости принимать участие и реагировать на события.
Обмен с Jira:
Обмен между CRM Битрикс24 и iTower происходил по следующим сущностям и данным:
Сделки
Так как в Jira работает только технический департамент компании, им также необходимо получать от менеджеров технические заявки от клиентов, но только заявки для своего направления работ. Поэтому мы также, как и с iTower, разграничили направления сделок, и ограничили обмен только определенными направлениями сделок.
Работает следующим образом: Звонок поступает в call-центр, после этого менеджер создает заявку в CRM Битрикс24. После сохранения сделки в Битрикс24 эта заявка сразу же падает в качестве задачи в Jira.
Так как работа с заявкой ведется уже непосредственно техническим департаментом, дальше CRM не управляет сделкой, но получает от Jira изменения по сделке, смену стадий обработки заявки, завершение заявки.
Также нами были сделаны вычисляемые в CRM поля, в которые фиксируются даты наступления определенных стадий обработки заявки, чтобы менеджеры могли сориентировать клиента при звонке, не только на каком этапе их заявка, но и когда она перешла в этот этап.
Цифры
- 7
- месяцев работ
- 3
- команды разработчиков
- 4
- системы, участвующие в обмене
Аккаунт-менеджер:
- Виктория Михайлова
Проект-менеджер:
- Юлия Ерошенко
Тимлид:
- Константин Шитяков
У вас похожая задача?
Свяжитесь с нами для обсуждения решения
