Как мы восстановили внутренние коммуникации и HR-процессы производителя кофе

Контекст о клиенте

Весной 2022 года финская компания по производству и обжарке кофе Paulig Group продала свой российский бизнес инвестору из Индии Викасу Сои. После ухода иностранной компании бизнес фактически «обнулился»: предыдущий собственник забрал с собой всю ИТ-инфраструктуру компании. Крупное производство и большая команда остались без системы внутренних коммуникаций, в том числе без интранета.

При этом руководство ставило перед командой амбициозные задачи – разработать конкурентоспособный ассортимент, занять солидную долю рынка и запустить ряд инновационных продуктовых платформ. Чтобы команда в нестабильных условиях внешней среды смогла реализовать поставленные задачи, было необходимо наладить оперативное и прозрачное движение информации внутри компании. Было принято решение о внедрении нового корпоративного портала.

Задача

Максимально быстро наладить оперативное и прозрачное движение информации внутри компании с помощью отечественного софта.

Итог

Масштабный проект по переходу заказчика на отечественный софт с автоматизацией бизнес-процессов, геймификацией, брендированием корпоративного портала был реализован в достаточно короткие сроки благодаря слаженной и проактивной работе обеих сторон.

Что нужно от системы?

• Обеспечить хранение и редактирование корпоративных документов и шаблонов с разными уровнями доступа, а также возможность делиться ссылками на файлы с внешними пользователями.
• Быть масштабируемым в части пользователей, функционала и серверных мощностей.
• Иметь возможность кастомизации: у компании была потребность в интеграции корпоративного портала с программой 1С:ЗУП и редиректа на образовательную онлайн-платформу Eduson.
• Быть доступным со смартфона.

Кроме того, портал должен был помочь HR решить ряд конкретных задач:

• В режиме «здесь и сейчас» управлять изменениями, предоставлять сотрудникам возможность принимать решения с опорой на данные.
• Наладить получение обратной связи от коллег, в том числе анонимной, для оперативного совершенствования процессов управления компанией.
• Разработать инструмент с помощью, которого согласовать цели компании с индивидуальными целями каждого сотрудника.
  
• Дополнительно мотивировать сотрудников на достижение амбициозных планов компании.
  
• Сократить временные затраты на решение организационных вопросов, чтобы сотрудники могли максимум своего рабочего времени уделять достижению бизнес-результатов.
  

Решаем вопрос информированности персонала

Первоочередной задачей Poetti было создание у сотрудников ощущения стабильного движения компании к своим целям. Для этого HR оперативно и адресно информирует сотрудников о происходящих в компании и отрасли изменениях с помощью функционала модуля «Улей: Главная страница».

В центральной части страницы отображаются блоки, которые дают максимум информации о коммуникационной среде компании: баннер, новости компании, интервью и мнения, заявки и обращения, номинанты Вилби, кадровые изменения, фотоальбом и видеоальбом, живая лента.

Для распространения информации о происходящих изменениях в отрасли Poetti использует формат дайджестов. Под эту потребность на корпоративном портале был переименован стандартный блок «Новости СМИ».

В блоке «Заявки и обращения» собраны полезные для сотрудника ссылки на сервисы как внутри корпоративного портала, так и на внешние системы (Eduson, КЭДО), а также ссылки на рабочие группы и страницы в социальных сетях.

Мотивируем сотрудников

Мотивация персонала в Poetti базируется на системе управления эффективностью (4К) и геймификации.

Процесс управления эффективностью в Poetti основан на четырёх составляющих: (1) Ключевые показатели эффективности, (2) Команда, (3) Компетенции, (4) Культура, – 4К. Необходимо было интегрировать привычный для компании процесс в новый корпоративный портал. Командой Улья под эту потребность Poetti был переработан модуль «Управление целями 2.0».

Важную роль в мотивации персонала Poetti играет внутренняя валюта – Вилби коины. Сотрудник может «заработать» Вилби коины и потратить их в Вилби Маркете. В зависимости от количества Вилби коинов на счету сотрудника меняется его грейд. В компании разработали креативные названия для каждого уровня с учётом особенности бизнеса: расти можно от ароматного эспрессо до лавандового рафа. Задача была реализована с помощью модуля Улья «Геймификация».

Автоматизируем бизнес-процессы

Оставался вопрос с автоматизацией бизнес-процессов: компания хотела сократить временные затраты сотрудников на оформление и согласование документов – сохранить тот комфорт, который предоставлял предыдущий корпоративный портал компании. Для этого команда Улья автоматизировала процесс оформления командировок.

Улей автоматизировал процесс оформления командировки и даже более, теперь при оформлении заявки сотруднику стали доступны дополнительные фичи: он может выбирать вид транспорта, страну, город отправления и сразу видеть временные изменения и суточные расходы.

Результаты

• Персонал оперативно и адресно получает информацию о происходящих в компании изменениях и может планировать рабочие активности с учётом изменившихся обстоятельств.
• Любой может оставить обратную связь своему коллеге, в том числе анонимно.
• Каждый в команде знает общие для бизнеса и свои индивидуальные цели и может приложить максимум усилий к их достижению.
• Сотрудники лично заинтересованы в высоких показателях бизнеса.
• К минимуму сведена бюрократия в процессе оформления командировок: процесс полностью автоматизирован.