DIGITAL ИНТЕГРАТОР
Санкт-Петербург
  • Санкт-Петербург
  • Москва
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 648-23-34
Внедрение ЭДО для контроля и ускорения заключения договоров с контрагентами

Внедрение ЭДО для контроля и
ускорения заключения договоров
с контрагентами

«Битрикс24» поможет сократить время на подготовку и редактирование документов, увеличить скорость принятия управленческих решений, повысить уровень защиты информации и исполнительскую дисциплину.

Задача

Перед нами стояла задача по оптимизации работы сотрудников и структурированию документооборота внутри компании.

Важно было сократить срок согласования договоров, внедрить архив хранения договоров/технических заданий/актов и доработать анализ количества документов по проекту и по видам работ, но при этом оставить сотрудников в привычном интерфейсе.



Итог

Компания получила рабочий инструмент для запуска процесса формирования, и контроля проведения по всем этапам согласования, генерации и своевременного обмена документами.

Наше решение позволило сократить время подготовки документов за счет автоматической генерации 72 видов документов.


О проекте

Грамотный документооборот и архив — важный шаг к порядку в делопроизводстве внутри компании.

На примере корпоративного портала нашего клиента мы покажем, как можно доработать ваш Битрикс24, и тем самым структурировать документооборот, оптимизировать работу сотрудников и решить проблемы с потерей файлов, долгим согласованием документа и т.п.

До нашего внедрения сотрудники компании вели документооборот, используя Microsoft Excel. Электронный архив договоров/ДС отсутствовал вовсе. Подобная практика делопроизводства очень распространена, но резко негативно сказывается на внутренних процессах.

В связи с возросшим обменом документами и ограниченной функциональностью MS Excel было принято решение о использовании для этих целей корпоративного портала Битрикс24, в частности модуля CRM.

CRM

По итогам глубокой аналитики внутренних процессов компании мы пришли к необходимости реализовать:

Организация хранения документов в электронном виде

Процесс согласования договоров и дополнительных соглашений к договорам

Процесс согласования технических заданий и актов приема-передачи

Реестр Договоров/ДС

Реестр ТЗ/Актов

Реестр Проектов

Реестр Доверенностей

Реестр NDA

Реестр проектов

Ускорить работу менеджеров и сократить количество ошибок при создании сделки с контрагентом помогает автоматическая подстановка данных из списка «Проекты» в поля Сделки направления «Согласование договора/ДС»

Для этого в начале работы с клиентом, менеджер заходит в «Реестр проектов» и создает новый проект, где заполняет те поля, которые известны на данный момент. Чем полнее будет заполнена карточка проекта, тем больше информации будет переходить в сделку и в сгенерированные документы.

После создания проекта автоматически формируется одноименная группа.

В ней, как в архиве, отображаются все задачи по проекту, хранятся файлы и ведется общение.

Вся информация хранится в универсальных списках, где отсортирована по соответствующим папкам:

Реестр NDA, Реестр Договоров/ДС, Реестр доверенностей и т.п.


Списки доступны не всем, а только администраторам проекта. Данные из списков можно выгрузить в Excel.

Реестр договоров/ДС

В Реестре договоров отображается стадия согласования каждого договора, у какого сотрудника на согласовании они находятся и т.п. Также договор напрямую связан со сделкой, что позволяет руководителю наблюдать не только за ходом согласования.

Реестр ТЗ/Актов

Таким образом, наши доработки модуля CRM на Битрикс24 помогают сократить время на подготовку и редактирование документов, увеличивают скорость принятия управленческих решений и повышают исполнительскую дисциплину в рутинном делопроизводстве.

Мы готовы внедрить документооборот на базе модуля CRM и вашем Битрикс24.


Цифры

3
месяца
2
км кода
1
довольная команда
Команда

Программист:

  • Жиров Алексей

Проектировщик:

  • Егор Батов

Проект-менеджер:

  • Александр Сердюков

У вас похожая задача?

Свяжитесь с нами для обсуждения решения

Другие проекты