Управление целями сотрудников Группы Компаний «Галс»

Для коробочного Битрикс24

ГК «Галс»

ГК «Галс» (владелец бренда «Галс-Девелопмент») объединяет группу компаний - держателей построенных активов и новых перспективных площадок в составе Закрытого комбинированного паевого инвестиционного фонда (ЗПИФ) «Девелоперские активы» и ряд других. Общий объем девелоперских проектов 2,5 млн кв. м. За период с 2016 по 2020 гг. ГК ввела в эксплуатацию более 1,4 млн жилых и офисных помещений и вошла в ТОП-20 самых надежных застройщиков.

В 2019 – 2020гг. были введены в эксплуатацию 4 объекта недвижимости общей площадью более 500 тыс. кв. м: многофункциональные комплексы «Искра-Парк» и «Матч Поинт», жилой комплекс «Достояние» и третий этап жилого комплекса «Наследие». Общая площадь строящихся комплексов в портфеле компании составляет 600 тыс. кв. м. На стадии строительства находится второй этап бизнес-квартала «Невская Ратуша» в г. Санкт-Петербурге, Академия спорта «Динамо» и др.

В портфеле ГК «Галс» такие знаковые для Москвы объекты, как бизнес-центр SkyLight и МФК «Искра-Парк», торгово-развлекательный комплекс «Центральный Детский Магазин на Лубянке», элитные кварталы «Театральный Дом», «Сады Пекина», а также другие проекты в Москве и регионах.

Задача

Реализовать систему постановки целей сотрудниками компании и контроль их выполнения на корпоративном портале Битрикс24. Чтобы оптимизировать работу сотрудников и систематизировать информацию, было принято решение о разработке модуля «Управление целями».

Итог

Модуль «Управление целями» помогает проводить процедуры планирования и оценки результативности сотрудников (performance review) в соответствии с концепцией Performance Management.

В продукте настроены типовые бизнес-процессы согласования целей сотрудника, команды и подразделения, а также процедура подведения итогов.

Наше решение сокращает цикл постановки/согласования целей и оценки сотрудников за счет автоматизации рутинных процессов, снижает временные затраты руководителей и обеспечивает прозрачное администрирование процесса целеполагания.

О проекте

Управление целями – важный и эффективный процесс внутренней жизни компании, объединяющий функции планирования, контроля и мотивации сотрудников. Он предусматривает постановку целей для всей компании, её отдельных подразделений, сотрудников и проектов, а так же обеспечивает контроль за их достижениями.

Для управления модулем целей мы обозначили 4 ролевые модели:

Администратор – имеет права на добавление, чтение, изменение целей. Уполномоченный сотрудник добавляет цели для подразделений и настраивает параметры запуска, запускает процесс целеполагания, утверждает и корректирует формы на всех этапах процесса. Также он видит отчеты по всем подразделениям и сотрудникам в компании.
Пользователь – имеет права на чтение и изменение своих целей. Сотрудник заполняет личные формы целей и самооценок, отправляет на согласование своему руководителю.
Руководитель – имеет права на чтение и изменение как своих целей, так и целей своих подчиненных. Имеет права на чтение и изменение как своих целей, так и целей своих подчиненных. Он согласовывает формы целей и оценок сотрудников своего подразделения и отправляет принятые им формы на согласование директору. Также он может вернуть форму на корректировку сотруднику, либо при необходимости редактирует форму сам. Руководителю доступен сводный отчет по своим подчиненным.
Директор – имеет права на чтение и изменение целей. Директор – это заключительное звено согласования. Он может скорректировать формы целей и оценок в своих подразделениях, вернуть цель на корректировку предыдущему звену и проанализировать сводный отчет по своим подчиненным.

Начало работы с модулем

В качестве стартовой страницы модуля выступает страница со списком всех целей.

Из верхнего меню можно попасть к следующим направлениям:

Цели – страница с целями сотрудника или подразделения, в зависимости от назначенной роли на портале.
Оценки – страница со списками самооценок, как отдельно для каждого сотрудника, так и по подразделениям для руководителей/директоров.
Сводная – страница отображает средние показатели прогресса целей по всем подразделениям.
Каталог целей – страница, в которой формируются верхнеуровневые цели.
Настройки процесса — страница настройки параметров запуска процесса целеполагания.
Контроль процесса – страница, содержащая информацию об этапах прохождения основного процесса подразделениями.

Создание целей администратором

Чтобы сотрудник был лоялен к компании, в которой работает, он Основной процесс целеполагания начинается с создания целей в модуле, для этого администратор переходит в раздел «Каталог целей», нажимает кнопку «+ Добавить цель», и заполняет информацию по списку.

Администратор также добавляет подразделения, которым будет видна заводимая цель.

Для удобного поиска нужной цели была настроена фильтрация, расположенная в верхнем меню. Фильтр позволяет проводить поиск по:

Названию
Разделу
ID – номеру цели
Типу цели: корпоративная или индивидуальная

При запуске целей для сотрудника или подразделения, в которое он входит, система автоматически направляет ему оповещение о необходимости заполнить форму целей.

Если сотрудник не просматривает уведомления или они у него отключены, то сотруднику на почту приходит письмо с уведомлением.

Переходя по ссылке из оповещения, сотрудник видит только список своих целей.

Создание целей сотрудником

У всех сотрудников есть возможность самостоятельно ставить себе цель. Завести цель он может несколькими способами:

1

В левом меню перейти в раздел «Управление целями»
2

В горизонтальном меню перейти во вкладку «Цели»
3

Нажать левой кнопкой мыши в столбце «Сотрудник» на свою фамилию. Откроется слайдер с личными целями сотрудника

Далее сотруднику предлагается заполнить форму, где необходимо:

Выбрать тип цели: корпоративная или индивидуальная Вписать «Критерии выполнения» цели сотрудником
В поле «Вес (=100)» прописать процент важности, выбранной сотрудником цели (общий вес всех целей не должен превышать заданного значения, обычно – 100%)

После того как форма целей полностью и правильно заполнена, ее можно отправить на согласование руководителю с помощью кнопки «Отправить на согласование».

После того как сотрудник отправил цели на согласование, руководитель может:

1

Менять цели и задачи сотрудника
2

Добавлять критерии выполнения
3

Редактировать «Вес» цели
4

Удалять цели
5

Добавлять новые цели

Если руководитель удовлетворен информацией в карточке целей, то он согласовывает её с помощью кнопки «Согласовать».

Если руководитель решил отправить форму на корректировку обратно нижестоящему звену, он нажимает на кнопку «Не согласовывать» и оставляет комментарий с причиной возвращения на доработку, который в свою очередь отобразится в «Истории» карточки.

Оценка целей сотрудников

Для реализации принципов целевого управления, в компании могут проводиться регулярные сессии по согласованию целей, подведению итогов и оценке результатов. При этом руководитель может не проводить офлайн встречи для обсуждения итогов, выставления оценок и согласования целей на новый период, а оставлять комментарии по целям, оценивать их и планировать новые непосредственно в вашем Битрикс24, в модуле «Управление целями».

На странице оценок формируется список сотрудников компании, которые согласовали все свои цели с руководством и перешли к этапу проведения самооценок.

Сотрудник также может самостоятельно оценивать выполнение поставленных задач. Карточка самостоятельной оценки выглядит следующим образом:

После самостоятельной оценки целей, сначала они уходят на оценку к непосредственным руководителям, далее они направляются на согласование директору, а после принимаются администратором портала. По завершении прохождения цепочки согласования от всех вышестоящих коллег, оценка считается утвержденной.

Таким образом мы реализовали четкий системный подход целевого управления в компании: планирование сверху вниз, согласование снизу вверх.

Настройка запуска процессов

Страница «Настройки процесса» необходима администратору для настройки параметров основных процессов целеполагания.

Привязка процессов к подразделениям

Настроенные процессы, которые хранятся в списках «Настройки процесса», можно привязывать к конкретным подразделениям или распространить на всю компанию, что позволяет реализовать системный подход целевого управления в компании.

Контроль процессов

На станице «Контроля процессов» администратор может проводить, как проверку параметров перед запуском, так и контролировать или наблюдать за запущенными процессами, привязанных к подразделениям компании.

Сводная таблица

Вкладка верхнего меню «Сводная» предназначена для контроля прогресса выполнения целей, настроенных администратором.

В рабочей области отражены колонки:

Подразделения
Цели и задачи
Среднее по цели - среднее значение прогресса цели по всем подразделениям
Среднее по подразделению - среднее значение прогресса всех целей по определенному подразделению

Фильтр под верхним меню позволит проводить поиск по:

Подразделение
Название цели

Видимость целей зависит от доступов, которые дал администратор.

Вывод

Таким образом, нам удалось создать модуль для четкого и слаженного управлениями всеми целями компании. Продукт полностью интегрирован в корпоративную процедуру оценки результативности сотрудников (performance review) в соответствии с концепцией Performance Management.

Модуль «Управление целями» систематизирует работу и приводит компанию к высоким результатам за счет четкого плана по достижению корпоративных и личных целей сотрудников.

Заполните форму, чтобы связаться с нами и задать вопросы