Личный кабинет дистрибьютора
в Битрикс24 для компании производителя
строительных материалов

Личный кабинет дистрибьютора — удобное программное решение для B2B компаний. Дистрибьютор в личном кабинете может самостоятельно получить всю необходимую информацию по закупкам, взаиморасчётам и документообороту.

Задача

Разработать личный кабинет дистрибьютора (ЛКД) с закрытым доступом, через который можно оформлять заказы, просматривать информацию по договорам, взаиморасчётам, и вести коммуникацию с сотрудниками отдела клиентского сервиса компании Заказчика.

Итог

Компания Заказчик получила рабочий инструмент для четкого и автоматизированного процесса заказа продукции.

Теперь в ЛК дистрибьюторы самостоятельно формируют и отслеживают заказы и взаиморасчеты, обмениваются закрывающими документами и формируют единые доставки нескольких заказов, лишь адресно обращаясь к своему личному менеджеру.

Наши разработки помогли автоматизировать часть рутинных задач и повысить эффективность отдела клиентского сервиса.

О проекте

По проведении глубокой аналитики специфики работы компании, мы обозначили основополагающую цель проекта — сократить объем входящих запросов по телефону и по почте от дистрибьюторов, чтобы снизить нагрузку и автоматизировать работу менеджеров клиентского сервиса.

Для этого потребовалось создать для клиентов компании Заказчика удобный личный кабинет дистрибьютора, непосредственно связанный с CRM Битрикс24.

*Дистрибьютор – клиент компании Заказчика, через которого поставляется продукция для продажи в розничные точки или на строительные объекты. В разрабатываемой системе Дистрибьютор – это сущность Компания в CRM с типом Дочерний дистрибьютор

Работа личного кабинета основана на связке 3 сущностей:

Компании CRM

Контакты CRM

Пользователи Битрикс24

Для полноценной работы системы мы интегрировали Битрикс24 с 1С, где хранится информация о товарах, договоры, спецификации и т.п.

Обмен основной информацией по договорам и справочникам производится один раз ночью, а изменения по текущим заказам обновляются с периодичностью раз в 5 минут.

ЛКД содержит справочник договоров и спецификаций единым списком. Если необходимо, то с помощью фильтра можно отобрать только действующие договора и спецификации.
Каждый договор / спецификация -- индивидуальные условия по разрешенным SKU, ценам, кредитным лимитам.

Стартовая страница

После авторизации, на стартовой странице пользователя встречает подробная карточка партнера с информацией о компании и текущих заказах.

Для легкости и прозрачности взаиморасчётов, сразу на стартовой странице авторизованный пользователь видит сводную информацию о кредитных лимитах, задолженностях, просроченных задолженностях и об остатке по кредитному лимиту суммарно по всем своим договорам.

Список договоров

ЛКД содержит справочник договоров и спецификаций единым списком. Если необходимо, то с помощью фильтра можно отобрать только действующие договора и спецификации.

*Спецификация – это дополнительное соглашение к договору, которое дает возможность заказа товаров дешевле от стандартного прайс-листа. Чем больше единиц товара в заказе, тем меньше цена за штуку.

Нажатие на кнопку «Новый заказ» над списком договоров перебрасывает пользователя на страницу создания заказа. При этом привязка к договору не передаётся.

Нажатие на ссылку «Создать заказ» в строке конкретного договора / спецификации перебрасывает пользователя на страницу создания заказа с привязкой к конкретному договору.

На вкладке «История заказов» выводится список заказов, оформленных по текущему договору.

Оформление заказа

При переходе на страницу оформления заказа отображаются действующие договора и спецификации и учитываются условия выбранного Договора/Спецификации.

Все остальные поля обязательны для заполнения перед переходом на следующий шаг заполнение товаров за исключением:

Доверенность
Контактное лицо
Телефон
Номер автомобиля
Комментарий

От выбора значений полей «Ценовой регион», «Склад», «Тип оплаты», «Тип доставки», зависят цены на товары, которые «связаны» с выбранным договором/спецификацией. Товары заполняются на следующем шаге.

Если все обязательные поля заполнены, при нажатии на кнопку «Добавить товары», создаётся заказ без товаров в статусе «Черновик», с нулевой суммой и ему присваивается внутренний номер (непоследовательный, рандомный, пятизначный, который после отправки в 1С будет заменён номером, который ему назначит 1С).

При добавлении товаров в корзину, автоматически считается сумма заказа и доставки.

При превышении доступного остатка товара на складе в строке соответствующего товара выводится краткое замечание:

Пользователь может проигнорировать данное уведомление, так как это не мешает его обработке на стороне 1С. Сотрудник дистрибьютора может обсудить данный вопрос со специалистом службы клиентского сервиса, получив информацию о планируемой дате пополнения склада.

Когда заказ создан, менять параметры, влияющие на цены товара нельзя, поэтому они заблокированы: Договор/Спецификация, Ценовой регион, Склад, Тип оплаты, Тип доставки.

Доступными действиями остаются:

Отправить
Отменить
Запросить помощь
Объединить доставку

Если сумма заказа превышает остаток по выделенному кредитному лимиту, то после сохранения заказа появляется соответствующее уведомление над формой заказа. В этом случае дальнейшее движение заказа невозможно, если не приложить файл официального гарантийного письма в выведенное для этого поле.

Проверка заказа перед отправкой в 1С

Как только заказ по мнению сотрудника дистрибьютора готов к отправке в 1С он нажимает кнопку «Отправить», после чего запускается ряд проверок:

Просроченная задолженность

Превышение остатка по кредитному лимиту

Превышение остатка по товарному лимиту

Если хотя бы одна из этих проверок не пройдена – заказ не может двигаться дальше (не может быть передан в 1С), пока выявленные замечания не будут устранены.

Если обязательные проверки пройдены, то заказ отправляется в 1С и в ответ, вместе с назначенным номером от 1С по заказу может прийти скорректированная информация:

Остатки по товарам в заказе
Цены по товарам в заказе

Вне зависимости от того, недостаточно было товара до отправки (по данным в ЛКД) или после принятия заказа стороной 1С пользователь получает следующее уведомление:

Сотрудник может скорректировать состав заказа только до момента, пока он не перешел в статус «Принят в работу».

Завершение отгрузки

По завершении отгрузки товара, в личный кабинет дистрибьютора из 1С подгружаются документы для скачивания: счет и паспорт качества продукта.

Пользователь ЛКД самостоятельно может выгрузить нужный документ, что значительно сокращает нагрузку на сотрудников клиентского сервиса.

Список заказов

В списке заказов отображаются все заказы, созданные в ЛКД и пришедшие из 1С с привязкой к текущему дистрибьютору. Пользователю доступен весь список заказов компании, но для более ранних заказов, которые создавал не он, доступен только просмотр.

Найти нужный заказ поможет четко настроенный фильтр, который ищет по следующим полям:

Номер
Кто создал
Дата/время создания
Статус
Сумма
Дата/время изменения
Тип доставки
Адрес доставки
Комментарий

Кликнув по номеру в списке, можно попасть непосредственно в нужный заказ.

Помощь при заказе

За каждым дистрибьютором закреплен сотрудник клиентского сервиса, с которым в любой момент можно связаться, кликнув кнопку “Запросить помощь” в правом верхнем углу. В чате с помощником можно обсудить все детали отгрузок.

Финансы

В разделе «Финансы» сотрудники дистрибьютора видят список договор с выведенными значениями «Задолженность», «Просроченная задолженность», «Кредитный лимит», «Остаток по кредитному лимиту».

Краткая информация по этому блоку перманентно отображается в блоке возле логотипа компании.

Другие проекты для Пеноплэкс

CRM для B2B-продаж тепло- и гидроизоляционной продукции компании Пеноплэкс

Процессы мерчендайзинга, мониторинг цен, посещения торговых точек

Цифры

60: встреч

1200: часов

Команда

Аккаунт-менеджер:

Александр Григорян

Проект-менеджер:

Андрей Фомичев

Аналитик:

Андрей Фомичев

Ux-дизайнер:

Егор Батов

Тимлид:

Павел Квашин

Разработчик:

Ольга Горкун

Саулин А.Н.

Заместитель ГД по ИТ ООО "ПЕНОПЛЭКС СПБ"

Общество с ограниченной ответственностью «ПЕНОПЛЭКС СПБ» выражает благодарность ООО «Диджитал Улей» за качественную и эффективную работу.

Благодарим Улей за высокий уровень профессионализма, оперативность и объективность на всех этапах проекта. Хочется отметить также гибкость в подходе к разработке необходимых решений на базе продукта Битрикс24, исходя из требований нашей компании.

Совместно с компанией Улей мы разработали: • личный кабинет дистрибьютора; • мобильное приложение для торговых представителей; • систему учета строительных объектов и предложений к ним.

Продукты помогают дистрибьюторам получать актуальную, полную и достоверную информацию о ценах на продукцию с привязкой к каждому объекту; помогают отслеживать и развивать присутствие продукции компании Пеноплэкс в розничных магазинах; видеть в реальном времени состояние строительного рынка, изменение спроса и предложений.

Разработанная система позволяет принимать эффективные решения, обеспечивающие увеличение скорости реакции на изменения рынка и проактивную ассортиментную и ценовую политику.

Мы нацелены на развитие сотрудничества с командой Улья.

Рекомендуем ООО «Диджитал Улей» как надежного подрядчика.

У вас похожая задача?

Свяжитесь с нами для обсуждения решения

Личный кабинет дистрибьюторав Битрикс24 для компании производителястроительных материалов