Оптимизируем работу команды с помощью Базы знаний

Как сделать так, чтобы все всё знали?

В эпоху молниеносного развития информационных технологий знания стали накапливаться в совершенно разных местах: в почте, в отдельном документе, в соцсетях, в комментариях к задаче и даже в головах определенных сотрудников. Самое время собрать все знания в едином репозитории и для этого у нас есть решение!

Делимся рабочим инструментом, лайфхаками и типичными ошибками, которых можно избежать на старте.

Что такое База знаний?

База знаний — организованное хранилище данных, направленное улучшить управления знаниями внутри компании.

Чтобы создать БЗ, определите категории информации и конечных потребителей знаний. 

Что входит в базу:

• Документы

• Инструкции

• Регламенты

• Памятки

• Шаблоны

Создание Базы знаний не может быть конечным, иначе продукт попросту быстро станет бесполезным. Важно постоянно поддерживать и обновлять БЗ! 

Достоверность информации

Самое важные свойства информации, хранящейся в Базе знаний — достоверность и качество.

Лучшие БЗ включают самую релевантную, достоверную и свежую информацию, имеют совершенные системы поиска информации и тщательно продуманную структуру.

Соответствие потребностям компании

Ключевая задача любой Базы знаний — закрывать информационные потребности сотрудников. 

Качественная БЗ сэкономит время и упростит работу сотрудников.

Лайфхак: проведите опрос среди сотрудников вашей компании и нескольких клиентов — самые популярные вопросы будут основой для вашей Базы знаний. Остается только один раз развернуто на них ответить.

Удобство использования

Если База знаний будет неудобной, сотрудники продолжат искать инфу по старинке: спрашивать у коллег, гуглить или попросту делать работу так, как им вздумается. Позаботьтесь о четкой структуре и удобном поиске информации, например, внедрите тематические теги.

Не менее важна манера повествования. Лучше один раз нанять копирайтера, чем потом долго мучить сотрудников непонятными техническими формулировками.

Важно учесть

Не выкатывайте Базу знаний сразу на всю компанию.

Протестируйте функциональность и наполненность модуля на небольшой группе людей, после этого соберите и внедрите рекомендации.

Кроссплатформенность.

Обеспечьте доступ к информации и с мобильных устройств тоже. Наш модуль “База знаний” адаптирован к стандартному приложению Битрикс24.

Настраивайте пуш-уведомления и повышайте эффективность вашей компании.

Отсутствие уведомлений делает любую Базу знаний менее эффективной. Сотрудники попросту не узнают о новых документах и будут работать по старинке. 

Сложная структура БЗ иногда сбивает с толку. Что делать, если один документ одинаково подходит и к “Регламентам”, и в папку “Отдел продаж”? 

Например, в нашем модуле “База знаний” для Битрикс24 есть возможность попасть к статье из разных разделов и папок.