Корпоративный портал
для компании АВТОDOM

АВТОDOM — один из крупнейших в России автомобильных холдингов, который специализируется на продажах и сервисном обслуживании автомобилей классов премиум и люкс.

Одна из ключевых целей АВТОDOM — горизонтальная интеграция продуктов. Компания рассматривает авторитейл как одну из составляющих собственной экосистемы, в которую помимо дилерских предприятий войдут банк, лизинговая и страховая компании, сервис по аренде автомобилей и пр.

Среди ключевых векторов развития с одной стороны — тотальная цифровизация бизнес-процессов и систем, с другой стороны — социальная ответственность и экологичность бизнеса.

Задача

Перед нами стояла задача создать для клиента индивидуальную главную страницу в Битрикс24, визуально повторяющую сайт, и автоматизировать основные бизнес-процессы.

Итог

Клиент получил интуитивно понятную главную страницу, которая помогает сотрудникам быстро переходить в необходимые им разделы.

Автоматизированные бизнес-процессы экономят время.

О проекте

Работа велась над созданием макета портала, а так же изменением цветовых решений, созданием новых вкладок, структурированием раздела с уведомлениями и доработкой рабочей области портала.

На этапе проектирования были разработаны макеты главной и внутренних страниц, таких как сервисы и заявки, новости, а так же цветовой схемы портала. В процессе разработки Заказчик выбирал какое цветовое решение будет соответствовать бренд-буку и корпоративному стилю компании. Также мы описали функциональные требования к доработкам рабочих областей и меню портала.

На проекте мы использовали наши готовые решения: модули «Главная страница» и «Изменение цветовой схемы портала»

Главное меню

Главная страница — лицо портала! Ее главная задача — привлекать внимание к важному и быстро ориентировать пользователей в нужные им разделы.

Для Автодом мы перенесли главное меню из левой части портала в хедер.

Также мы изменили некоторые стандартные элементы портала Битрикс24:

скрыли левое меню на всех страницах;
убрали часы в системе учета рабочего времени сотрудников;
изменили систему отображения чатов — теперь она показывает только количество непрочитанных сообщений, а не отдельные диалоги;
добавили кнопку «Домой» возле логотипа компании.

Сервисы и заявки

Cервисы всегда под рукой! На Главной странице у Автодом находятся важные бизнес-процессы, а в сам раздел можно попасть по одному клику.

Новости компании

Ни одна новость не пройдет мимо сотрудников Автодома! На Главной странице отображаются последние события в компании, а все остальные новости доступны на отдельной странице.

Бизнес-процессы

Бизнес-процессы — эффективный метод решения рутинных задач. После их настройки у сотрудников высвобождается время на более значимые дела, пока система работает за них.

Для Автодома мы настроили 5 бизнес-процессов:

Оформление командировки
Оформление отпуска
Заявка на получение справки
Заявка на подбор
Заявка на обучение

Далее мы подробно расскажем о некоторых из них.

Оформление командировки

Бизнес-процесс запускает процесс оформления командировки, включающий в себя согласование командировки с ответственными сотрудниками и оформление необходимых документов.

После отправки заявки происходит автоматическое определение ответственных по процессу.
Далее задание согласовывается с руководителем сотрудника и директором по персоналу.
Секретарь получает задание, в котором он может прикрепить файлы билетов, брони гостиницы и оставить комментарий.
После прикрепления файлов брони к заданию оно уходит в отдел кадрового администрирования, ответственный подготавливает приказ на командировку и прикрепляет приказ в задании.
В следующем шаге инициатору приходит уведомление подписать приказ и сдать оригинал документов в бухгалтерию.
Бизнес-процесс завершается, когда получены документы от сотрудника.

Оформление отпуска и печатные формы

Сотрудник запускает оформление отпуска. В форме заявки пользователь заполняет поля по сотруднику и дата планируемого отпуска. Автоматически в форме подгружаются данные по остаткам отпусков сотрудника.

Для получения остатков дней отпуска была доработана интеграция Битрикс24 с 1С:ЗУП.

Автодом включает в себя сеть дилерских центров по Москве и Санкт-Петербургу. В связи с территориальным распределением в компании существуют разные шаблоны внутренних документов, например, таких, как заявление на отпуск. И согласование этих документов происходит с разными сотрудниками на местах.

При реализации бизнес-процессов было необходимо распределять задания на ответственных, в зависимости от того, к какому подразделению они относятся.

Для корректного распределения заданий по сотрудникам мы настроили универсальные списки по ответственным

Бизнес-процесс автоматически проверяет принадлежность сотрудника к подразделению и автоматически назначает ответственное лицо в соответствии с универсальным списком

Далее БП уходит на согласование с руководителем. Руководитель может:

Согласовать отпуск, тогда БП переходит на следующий статус «Получение скана заявления»
Вернуть на доработку, тогда инициатору ставится задание по доработке БП

Печатные формы

Для вывода печатных форм в бизнес-процессах нет стандартного функционала. Поэтому мы сделали кастомную доработку — форма шаблона формируется с помощью кода, где заданы ID формы и поля, которые необходимо заполнить.

После согласования отпуска с руководителем задание переходит в статус «Получение скана заявления»

система формирует файл в формате DOC, автоматически заполняя данные по заявке (ФИО сотрудника, дату согласования);
инициатор распечатывает заявление, подписывает его и прикрепляет скан заявления на отпуск в задании;
задание уходит в отдел кадрового администрирования. Ответственный подготавливает приказ на отпуск, и прикрепляет приказ в задании. Уходит уведомление инициатору — БП автоматически завершается.

Заявка на получение справки

Заказ справки у бухгалтера — рядовая задача в любой компании. Мы автоматизировали этот процесс, чтобы уменьшить нагрузку на отдел кадров и ускорить операцию получения нужного документа.

Теперь сотрудники Автодом могут запросить и получить нужную справку всего в пару кликов:

2-НДФЛ;
cправка на визу с ЗП;
cправка в свободной форме без ЗП;
cправка в свободной форме с ЗП;
копия трудовой книжки;
cправка о единовременном пособии на ребенка;
cправка об отпуске по уходу за ребенком;
cправка для расчета больничного листа по форме 182-Н;
другая справка.

Цифры

39: часов проектирования

132: часа обучения

123: часа на реализацию

Команда

Руководитель группы дизайна и ux:

Егор Батов

Дизайнер:

Ульяна Цилько

Разработчик:

Сергей Тищенко

Тимлид:

Ольга Горкун

Руководитель проекта:

Татьяна Морозова

Помощник руководителя проекта:

Анна Еременко

Кардашян Марина Людвиговна

Директор по персоналу АО "Автодом"

АО «Автодом» выражает благодарность ООО «Диджитал Улей» за качественную и эффективную работу в рамках проекта.

Совместно с компанией Улей мы доработали Главную страницу портала Битрикс24, настроили необходимые бизнес-процессы, заявки и печатные формы nод нужды сотрудников компании «Автодом».

Благодарим Улей за высокий уровень профессионализма и гибкость в подходе к разработке необходимых решений на базе продукта Битрикс24, исходя из требований нашей компании.

Рекомендуем ООО «Диджитал Улей» как надежного подрядчика.

У вас похожая задача?

Свяжитесь с нами для обсуждения решения