Что потеряла и что обрела группа компаний Element после перехода с Microsoft Sharepoint на Битрикс24

Контекст о клиенте

«Майнинг Элемент» до 2022 года входила в состав группы Element Group Oy. Взаимодействие внутри компании строилось на международных стандартах и с помощью иностранного программного обеспечения.

Так, в качестве корпоративного портала использовался Microsoft SharePoint. После ухода из России Element Group Oy и угрозы отключения российских компаний от сервиса Microsoft Sharepoint, команда «Майнинг Элемент» приняла решение переносить внутренний портал для сотрудников на Битрикс24.

Отсутствие единой площадки распространения новостей и обмена информацией могло привести к коммуникационным рискам – сотрудникам не были понятны новые ценности и актуализированная стратегия. Нужно было оперативно найти достойное решение, которое позволило бы наладить взаимодействие сотрудников, дать им удобный рабочий инструмент для коммуникации.

Задача

В кратчайшие сроки после ухода из России Microsoft SharePoint перенастроить все бизнес-процессы, спасти документацию, и реформировать формат офисной работы.

Итог

Основные задачи «Майнинг Элемент» были решены с помощью разработок Улья на базе Битрик24: «Главная страница», «База знаний», «Карта офиса + бронирование рабочих мест». «Главная страница» позволяет вовлекать сотрудников в одно информационное поле, в «Базе знаний» хранятся файлы, которые сотрудники могут совместно править, а с помощью модуля «Карта офиса + бронирование рабочих мест» каждый сотрудник может самостоятельно бронировать рабочее место.

Требования к платформе

• Богатый функционал, который создавал бы в компании комфортную коммуникационную среду: понятная рубрикация, комментарии, лайки и т. д.
• Возможность кастомизации: потребности компании постоянно меняются и есть необходимость в доработке функционала.
• Удобство администрирования без необходимости знаний html.
• Не выходить за рамки имеющегося бюджета.

Также новый корпоративный портал должен был решить ряд HR-задач:

• Сохранить вовлеченность сотрудников.
• Обеспечить хранение и редактирование документов компании всеми сотрудниками в одном мультимедийном пространстве.
• Позволять самостоятельное бронирование рабочих мест в офисе: «Майнинг Элемент» использует гибридный формат работы, и количество столов в офисе меньше, чем общее число сотрудников.
  

Сохраняем вовлеченность

В первую очередь компании необходимо было обеспечить единое информационное поле для всех сотрудников: после отделения «Майнинг Элемент» от европейской материнской компании персонал был дезориентирован, нужно было сформулировать и донести до сотрудников ясные цели, определить и мягко объяснить новые ценности, дать общие ориентиры, чтобы сотрудники вновь ощутили сопричастность к компании.

Важно было создать позитивный рабочий фон и постоянно рассказывать о том, что происходит в компании и отрасли. При этом в компании стремились избежать формальности: ситуации, когда новости пишутся и размещаются, но не читаются.

Работа проделана, а результата нет. Сотрудники не пользуются порталом, ценности не пронизывают компанию, а так и остаются на уровне высшего руководства. На момент подключения решений Улья в «Майнинг Элемент» одну новость на новом портале просматривало порядка 16% сотрудников.

Для решения этой задачи Улей предложил установить модуль «Главная страница», который включает: верхний баннер с функцией прокрутки, блок новости, живую ленту, сервисы и заявки, фото- и видеогалерею.

В первой итерации внедрения модуль не принёс ожидаемых результатов: количество просмотров новостей осталось прежним. Анализ ситуации дал понимание причин: модуль «Главная страница» в стандартной конфигурации не обладает функцией отправки уведомлений о новых сообщениях, в отличие от SharePoint, к которому привыкли в «Майнинг Элемент». Благодаря возможностям кастомизации Битрикс24, модуль был оперативно доработан – теперь все сотрудники компании автоматически получают уведомления о корпоративных событиях. Среднее количество просмотров одной новости увеличилось на 400%

Новое хранилище корпоративной информации

Вторая задача, которую предстояло решить «Майнинг Элемент», – организация единого хранилища корпоративной информации, которую могли бы обновлять и редактировать все сотрудники компании. Уход SharePoint ставил компанию перед угрозой потери всех корпоративных файлов и документов. Вариант использовать сетевые диски, общие папки и электронную почту означал бы шаг в прошлое, потерю комфорта, к которому привыкли сотрудники. Компания не могла пойти по этому сценарию. Здесь опять же приходилось конкурировать с SharePoint, который предоставлял удобный доступ к корпоративной информации и совместной работе над документами.
Под эту задачу Улей предложил внедрить модуль «База знаний» в качестве альтернативны Sharepoint. Теперь в базе знаний «Майнинг Элемент» хранятся документы, к которым сотрудники могут обращаться по необходимости: локально-нормативные акты, инструкции, кадровые документы, политики по контролю качества и др.

Система управления гибридным офисом

Оставалось урегулировать проблему бронирования рабочих мест в офисе. Уже более года сотрудники «Майнинг Элемент» работают в гибридном графике: приходят в офис два раза в неделю и выбирают время начала рабочего дня.
Офисное пространство компании включает два open space офиса с политикой hot-desking: за сотрудниками не закрепляется рабочее место, а само количество мест меньше, чем сотрудников в компании. В таких условиях любители начинать свой рабочий день с обеда рискуют остаться без места.

Чтобы избежать конфликтных ситуаций «Майнинг Элемент» воспользовался решением «Улей: Карта офиса + Бронирование рабочих мест», которое помогает обеспечить каждого сотрудника рабочим местом в нужное время и дату. Система бронирования встроена в корпоративный портал компании и позволяет видеть схему офиса и сводный календарь занятости.

На последнем изображении можно заметить, что в «Майнинг Элемент» модуль «Карта офиса + Бронирование рабочих мест» применяется не только для управления рабочими местами сотрудников, но и для бронирования мест на парковке.

Что пошло не по плану

При всём очевидном успехе было одно но – сопротивление команды, которая привыкла к старой платформе. Сотрудники сравнивали «Битрикс24» с прежним корпоративным порталом.

Для легкой адаптации пользователей к новому функционалу Улей рекомендовал подключить модуль «Интерактивные подсказки»: всплывающие уведомления, которые облегчают процесс знакомства персонала с новым корпоративным порталом.

При оценке эффективности использования модуля «Интерактивные подсказки» выяснилось, что сотрудники почти не пользуются этим функционалом, им проще попросить помощи в живом общении с коллегами.

В «Майнинг Элемент» поддерживают личные коммуникации, сотрудники открыты к общению и легко отзывается на просьбу о помощи. Подключая модуль с подсказками, HR-департамент перестраховался в своей заботе о персонале, но лучше так, чем поставить работника перед необходимостью разбираться с новой системой самому.

Результаты

• Сохранение вовлеченности. Сотрудники читают новости и знают, куда и зачем движется бизнес в ближайшей перспективе, какие изменения будут происходить. В такой ситуации специалисты могут приложить максимум своих усилий для достижения общих целей.
• Совместное хранение и редактирование информации. Документы, которые ранее хранились в SharePoint, спасены и сотрудники могут их совместно править без потери времени на поиск и пересылку файлов.
• Бронирование рабочих мест. Каждый сотрудник может самостоятельно забронировать рабочее место и не бояться по приезде в офис остаться без стола
  

Перспективы

«Майнинг Элемент» не останавливается на достигнутых результатах. Компания планирует следующие изменения:

• Интеграцию корпоративного портала с модулем «Геймификация» для ещё большей вовлеченности сотрудников.
• Кастомизацию модуля «База знаний»: есть желание сделать его более юзерфрендли через проработку структуры и визуализации.