Как мы помогли повысить комфорт и координацию работы сотрудников в open space офисах компании GloraX

Задача

За последние два года численность сотрудников GloraX кратно выросла – произошло разрастание штата на 60%. Увеличение числа сотрудников, работающих в open space офисов 100% рабочего времени и имеющих комбинированный режим труда (flex), привело к нехватке рабочих мест. Необходимость повысить комфорт и координацию работы сотрудников в офисе привела к решению о внедрении в корпоративный портал модуля «Карта офиса + бронирование рабочих мест».

Результат

Внедрение «Карты офиса + бронирования рабочих мест» помогло решить GloraX актуальную проблему нехватки рабочих мест, вызванную активным ростом компании: с первых дней запуска модуля сотрудники высоко оценили решение и стали активно им пользоваться.

С помощью готового решения работники GloraX:

• легко ориентируются в офисе;
• могут без помощи администратора бронировать рабочее место и отменять бронь;
• видят места бронирования коллег и могут занять место рядом;
• самостоятельно бронируют рабочие места из мобильного приложения Битрикс24.

О проекте

Менеджмент GloraX остановил выбор на решении Улья «Карта офиса + бронирование рабочих мест», основными преимуществами модуля по сравнению с предложениями конкурентов стали, во-первых, возможность бронировать места в мобильном приложении, и во-вторых, гибкая система бронирования, которую можно кастомизировать под особенности компании.

Система должна была дать возможность:

• легко ориентироваться в офисе даже новым сотрудникам;
• самостоятельно бронировать рабочее место и отменять бронь;
• видеть места бронирования коллег;
• закреплять на постоянной основе места за отдельными сотрудниками и блоками, за каким-либо отделом;
• уведомлять сотрудников о подтвержденном бронировании;
• бронировать в мобильном приложении Битрикс24;
• оперативно дорабатывать функционал, перерисовывать карты.

Реализация

GloraX активно пользуется порталом на Битрикс24 уже три года. Компания постоянно добавляет новый функционал в систему, адаптируя его под потребности сотрудников. Одним из важных моментов внедрения нового модуля было опасение в корректности его работы на сильно кастомизированной платформе. Поэтому все работы по установке и настройке модуля были переданы Улью.

Отрисовываем карты

На первом этапе работы дизайнером были разработаны и согласованы с заказчиком карты офиса. Поскольку в период реализации проекта компания быстро набирала новых сотрудников, иногда карту приходилось перерисовывать ещё до того, как она была загружена в систему: отключать и переставлять столы, добавлять новые. В этом была, наверное, основная сложность проекта – невозможно было предугадать конечный вид карты, так как шёл активный прием новых сотрудников.

Даём возможность выбора места и отмены брони

Используя фильтры офисов и дат, сотрудник может выбрать любое доступное для бронирования рабочее место. Управлять выбором помогают цветовые индикаторы.

Кроме того, у каждого сотрудника есть возможность отменить свою бронь. После первого месяца работы модуля стало понятно, что довольно часто сотрудник бронирует место, но не реализует свою бронь: не смог приехать, передумал, заболел. Чтобы место не пустовало в решении есть функционал отмены брони, но не все помнят об этой возможности. Поэтому были добавлены уведомления с напоминанием о бронировании, которые приходят пользователю за час до начала его рабочего дня, чтобы он успел отменить свою бронь, а другие сотрудники смогли занять освободившееся место.

Закрепляем места за отдельными сотрудниками и отделами

Стандартный функционал модуля не позволяет закреплять рабочее место за сотрудником или отделом на постоянной основе. Поскольку у GloraX была в этом необходимость, мы добавили такую опцию для тех сотрудников, которые регулярно работают из офиса, кроме того, теперь модуль позволяет закрепить блок – несколько мест – за конкретным отделом. Например, в блоке ИТ забронировать место может только сотрудник ИТ департаментов, а в блок Бухгалтерия не сможет подсесть юрист.

Итоги

Внедрение «Карты офиса + бронирования рабочих мест» помогло решить GloraX актуальную проблему нехватки рабочих мест, вызванную активным ростом компании: с первых дней запуска модуля сотрудники высоко оценили решение и стали активно им пользоваться. С помощью готового решения работники GloraX:

• легко ориентируются в офисе;
• знают, кто и где сидит, кто и когда будет в офисе;
• могут без помощи администратора бронировать рабочее место и отменять бронь;
• видят места бронирования коллег и могут занять место рядом;
• самостоятельно бронируют рабочие места из мобильного приложения Битрикс24.