За последние два года численность сотрудников GloraX кратно выросла – произошло разрастание штата на 60%. Увеличение числа сотрудников, работающих в open space офисов 100% рабочего времени и имеющих комбинированный режим труда (flex), привело к нехватке рабочих мест. Необходимость повысить комфорт и координацию работы сотрудников в офисе привела к решению о внедрении в корпоративный портал модуля «Карта офиса + бронирование рабочих мест».
Готовый модуль был адаптирован под кастомизированный портал заказчика на Битрикс24, как в дизайне, так и в функциональной части решения. Стандартный функционал модуля мы дополнили системой уведомлений, возможностью закреплять места за сотрудниками и отделами и ещё несколькими небольшими доработками.
О проекте
Ключевая идея проекта — создать единое цифровое пространство для совместной работы сотрудников предприятия, оптимизации бизнес-процессов; наладить систему обучения для выстраивания продуктивной рабочей среды, позволяющей вовлекать, удерживать и вдохновлять сотрудников на эффективную работу в компании.
- Система должна была дать возможность:
- легко ориентироваться в офисе даже новым сотрудникам;
- самостоятельно бронировать рабочее место и отменять бронь;
- видеть места бронирования коллег;
- закреплять на постоянной основе места за отдельными сотрудниками и блоками, за каким-либо отделом;
- уведомлять сотрудников о подтвержденном бронировании;
- бронировать в мобильном приложении Битрикс24;
- оперативно дорабатывать функционал, перерисовывать карты.
Реализация
GloraX активно пользуется порталом на Битрикс24 уже три года. Компания постоянно добавляет новый функционал в систему, адаптируя его под потребности сотрудников. Одним из важных моментов внедрения нового модуля было опасение в корректности его работы на сильно кастомизированной платформе. Поэтому все работы по установке и настройке модуля были переданы Улью.
Отрисовываем карты
На первом этапе работы дизайнером были разработаны и согласованы с заказчиком карты офиса. Поскольку в период реализации проекта компания быстро набирала новых сотрудников, иногда карту приходилось перерисовывать ещё до того, как она была загружена в систему: отключать и переставлять столы, добавлять новые. В этом была, наверное, основная сложность проекта – невозможно было предугадать конечный вид карты, так как шёл активный прием новых сотрудников.
Даём возможность выбора места и отмены брони
Используя фильтры офисов и дат, сотрудник может выбрать любое доступное для бронирования рабочее место. Управлять выбором помогают цветовые индикаторы. Кроме того, у каждого сотрудника есть возможность отменить свою бронь. После первого месяца работы модуля стало понятно, что довольно часто сотрудник бронирует место, но не реализует свою бронь: не смог приехать, передумал, заболел. Чтобы место не пустовало в решении есть функционал отмены брони, но не все помнят об этой возможности. Поэтому были добавлены уведомления с напоминанием о бронировании, которые приходят пользователю за час до начала его рабочего дня, чтобы он успел отменить свою бронь, а другие сотрудники смогли занять освободившееся место.
Закрепляем места за отдельными сотрудниками и отделами
Стандартный функционал модуля не позволяет закреплять рабочее место за сотрудником или отделом на постоянной основе. Поскольку у GloraX была в этом необходимость, мы добавили такую опцию для тех сотрудников, которые регулярно работают из офиса, кроме того, теперь модуль позволяет закрепить блок – несколько мест – за конкретным отделом. Например, в блоке ИТ забронировать место может только сотрудник ИТ департаментов, а в блок Бухгалтерия не сможет подсесть юрист.
Результат
Внедрение «Карты офиса + бронирования рабочих мест» помогло решить GloraX актуальную проблему нехватки рабочих мест, вызванную активным ростом компании: с первых дней запуска модуля сотрудники высоко оценили решение и стали активно им пользоваться.
- С помощью готового решения работники GloraX:
- легко ориентируются в офисе;
- знают, кто и где сидит, кто и когда будет в офисе;
- могут без помощи администратора бронировать рабочее место и отменять бронь;
- видят места бронирования коллег и могут занять место рядом;
- самостоятельно бронируют рабочие места из мобильного приложения Битрикс24.
У вас похожая задача?
Свяжитесь с нами для обсуждения решения