Как группа компаний «Латео» объединила 5 корпоративных систем в одну и сэкономила 3 000 000 рублей

Задача

С 2013 года группа компаний «Латео» работает в гибридном формате. За это время было внедрено большое количество информационных систем, используемых сотрудниками. Возникла потребность объединить все разрозненные системы для управления персоналом в одну и не потерять в комфорте.

Итог

Латео внедрили портал на платформе Битрикс24 в связке с девятью модулями Улья. Сотрудники компании объединены в единый информационный контур. Кроме того, компания сэкономила на HRTech решениях 3 000 000 рублей.

О проекте

До обращения в Улей компания использовала большое количество разрозненных систем для управления проектами, часть из которых не могла быть интегрирована в единый корпоративный портал, не поддерживала русский язык, а другие были отключены после ухода с российского рынка.

Перед менеджментом Латео стояла амбициозная цель: объединить сотрудников в одном информационном контуре. Сложность проекта обусловлена рядом факторов:

• количество сотрудников: более 1000 человек
• количество юридических лиц: всего их пять и для каждого есть своя версия «1С:Зарплата и управление персоналом»
• территориально распределенной командой: у Латео есть два завода в России, один в Беларуси, плюс офисы в Москве и Санкт-Петербурге.

Кроме того, новая платформа должна была решить HR-задачи, связанные с адаптацией, вовлечением и обучением персонала.

Для реализации проекта использовали 1С-Битрикс24: Энтерпрайз 1000 в связке с решениями Улья: «Главная страница», «Брендирование Битрикс24», «Геймификация», «База знаний», «Корпоративный университет», «Опросы», «Массовая настройка уведомлений», «Интерактивные подсказки», «Оценка 360».

Главная страница

В стандартном функционале решение имеет разделы: «Верхний центральный баннер с функцией прокрутки», «Новости» и «Новости СМИ», «Сервисы и заявки», «Кадровые изменения», «Фото- и видеоальбом», «Доска почёта», «Живая лента», «Правый сайдбар».

Геймификация

Важную роль в мотивации персонала Латео играет внутренняя валюта – латеосы. Сотрудник может «заработать» латеосы и потратить их в корпоративном магазине. 

Заработать игровую валюту можно несколькими способами:

1. Латеосы за бонусы спасибо от коллег
2. Латеосы за попадание на Доску почёта
3. Латеосы за выложенную идею в Банк идей
4. Латеосы в день рождения
5. Латеосы за каждый год работы в компании
6. Латеосы за статью в корпоративном издании

Опросы

Для получения обратной связи через корпоративный портал в Латео используют модуль Опросы. Так, первый вопрос, на который отвечали сотрудники касался нового корпоративного портала. Согласно полученным данным, 71% опрошенных считает, что портал «полезная вещь», 28% на момент проведения опроса не успели определиться в своём отношении и 3% ответили, что портал им не нравится.

База знаний

Все важные документы, инструкции и регламенты хранятся в «Базе знаний» компании, которая называет Латеопедия. Корпоративное хранилище документов позволяет каталогизировать информацию, комментировать её и делиться файлами с внешними пользователями.

Результаты

• Внедрение нового корпоративного портала позволило сократить количество HRTech решений, используемых в компании, и снизить финансовые затраты на них.
• Новый функционал позволяет работать с вовлеченностью сотрудников и получать от них обратную связь.
• Сотрудники компании объединены в одном информационном контуре.

Советы от Латео для компаний, которые планируют внедрять корпоративный портал и решения Улья

1. Сформируйте сильную рабочую группу. Для успешной реализации проекта необходимо объединить команду специалистов различных направлений – IT, HR, маркетинга и других подразделений, чтобы обеспечить всесторонний подход к внедрению.
2. Приоритезируйте проект. Важно, чтобы внедрение корпоративного портала стало одним из ключевых направлений внутри компании. Определите его приоритетность на самом высоком уровне, чтобы обеспечить необходимую поддержку и ресурсы.
3. Проведите предварительную подготовку. Изучите существующие процессы и выявите основные потребности сотрудников. Это позволит избежать ошибок на этапе реализации и обеспечит плавный переход на новую платформу.
4. Четко формулируйте видение успеха. Определите, чего именно вы хотите достичь в конце проекта. Сформулируйте «картину успеха» – как должен выглядеть идеальный корпоративный портал и какие функции он должен выполнять для пользователей.
5. Погрузитесь в технические особенности решений. Разберитесь в возможностях и ограничениях платформы. Выстраивайте траекторию внедрения продукта пошагово, охватывая его частями, в соответствии с потребностями компании.
6. Подготовьте контент-план. Разработайте стратегию по наполнению корпоративного портала контентом. Обеспечьте актуальность и доступность информации, чтобы она отвечала интересам сотрудников и способствовала развитию корпоративной культуры.
7. Предусмотрите обучение персонала. Обратите внимание на подготовку сотрудников к использованию новой платформы. Лайфхак: если система внедряется на место другой, используйте аналогии для облегчения процесса адаптации – демонстрируйте, как функционал новой платформы соответствует привычному интерфейсу.